Ilekroć w niniejszym dokumencie mowa jest o:

1. Biurze – należy przez to rozumieć Biuro w siedzibie Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
2. ewaluacji programu– należy przez to rozumieć ocenę jakości, skuteczności i efektywności programu;
3. monitorowaniu– należy przez to rozumieć proces systematycznego zbierania i analizowania ilościowych i jakościowych informacji na temat programu w aspekcie finansowym i rzeczowym;
4. Oddziale– należy przez to rozumieć Oddział Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
5. osobie z niepełnosprawnością– należy przez to rozumieć osobę z niepełnosprawnością, o której mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
6. PFRON lub Funduszu – należy przez to rozumieć Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
7. procedurach– należy przez to rozumieć procedury realizacji „Programu wyrównywania różnic między regionami III”;
8. programie– należy przez to rozumieć „Program wyrównywania różnic między regionami III”;
9. Projektodawcy– należy przez to rozumieć podmiot, wskazany w rozdziale VI programu, wnioskujący do samorządu powiatowego lub Oddziału PFRON o dofinansowanie projektów, o których mowa w rozdziale II pkt 12 programu sporządzonych zgodnie z zasadami stanowiącymi załącznik nr 1, 2 lub 3 do procedur;
10. wniosku samorządu powiatowego – należy przez to rozumieć wniosek o dofinansowanie ze środków PFRON zawierający opisy projektów własnych samorządu powiatowego;
11. wniosku o dofinansowanie projektu w obszarze A– należy przez to rozumieć wniosek podmiotu wymienionego w rozdziale VI pkt 1 programu, spełniającego warunki, o których mowa w rozdziale VII ust. 4 pkt 1 i ust. 5 programu, składany przez projektodawcę bezpośrednio do właściwego terytorialnie Oddziału PFRON;
12. wniosku o dofinansowanie projektu w obszarze E– należy przez to rozumieć wniosek podmiotu wymienionego w rozdziale VI pkt 5 programu, spełniającego warunki, o których mowa w rozdziale VII ust. 4 pkt 5 i ust. 5 programu o dofinansowanie wymaganego wkładu własnego w projekcie dotyczącym aktywizacji i/lub integracji osób z niepełnosprawnościami, składany przez projektodawcę bezpośrednio do właściwego terytorialnie Oddziału PFRON;
13. wniosku o dofinansowanie projektu w obszarze H– należy przez to rozumieć wniosek podmiotu wymienionego w rozdziale VI pkt 8 programu, spełniającego warunki, o których mowa w rozdziale VII ust. 4 pkt 8 i ust. 5 programu, składany przez powiat (projekt własny powiatu) bezpośrednio do właściwego terytorialnie Oddziału PFRON lub gminę (projekt własny gminy) składany do właściwego terytorialnie powiatu (realizatora);
14. wystąpieniu w sprawie uczestnictwa samorządu powiatowego w realizacji projektów w ramach obszaru H – należy przez to rozumieć wystąpienie samorządu powiatowego do właściwego terytorialnie Oddziału PFRON w sprawie uczestnictwa w realizacji programu w obszarze H;
15. wystąpieniu samorządu powiatowego– należy przez to rozumieć wystąpienie samorządu powiatowego do Funduszu w sprawie uczestnictwa w realizacji programu, zawierające opisy projektów zgłoszonych do samorządu powiatowego przez projektodawców do dofinansowania ze środków PFRON;
16. ustawie -należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

I. Postanowienia ogólne.

1. Procedury określają:
   1. tryb przesyłania przez PFRON do samorządu powiatowego zaproszeń do uczestnictwa w programie oraz przyjmowania od tych samorządów oświadczeń o przyjęciu roli realizatora;
   2. tryb składania i zasady rozpatrywania oraz tryb podejmowania decyzji w sprawie:
      1. wystąpień,
      2. wystąpień z obszaru H programu,
      3. wniosków o dofinansowanie samorządów powiatowych,
      4. wniosków z obszaru A programu,
      5. wniosków z obszaru E programu,
      6. wniosków z obszaru H programu;
   3. tryb podejmowania decyzji w sprawie przystąpienia samorządu powiatowego do realizacji programu;
   4. zasady przekazywania i rozliczania środków PFRON;
   5. zasady sprawowania kontroli nad wykorzystaniem środków Funduszu przekazanych w ramach realizacji programu;
   6. zasady monitorowania i ewaluacji programu.
2. Załącznikami do procedur są:
   1. Zasady dotyczące wyboru, dofinansowania i rozliczania projektów dotyczących obszarów B, C, D, F i G programu – załącznik nr 1 do procedur;
   2. Zasady naboru i realizacji wniosków w ramach obszaru A programu – załącznik nr 2 do procedur;
   3. Zasady dotyczące wyboru, dofinansowania i rozliczania projektów dotyczących obszaru E programu – załącznik nr 3 do procedur;
   4. wzór Oświadczenia o wyrażeniu zgody na wstąpienie w rolę realizatora programu – załącznik nr 4 do procedur;
   5. wzór Wystąpienia w sprawie uczestnictwa samorządu powiatowego w realizacji „Programu wyrównywania różnic między regionami III” – załącznik nr 5 do procedur;
   6. wzór Wniosku o dofinansowanie ze środków PFRON projektów w ramach obszaru B, C, D, F i G „Programu wyrównywania różnic między regionami III” – załącznik nr 6 do procedur;
   7. wzór Zestawienia projektów – załącznik nr 7 do procedur;
   8. wzór Umowy o realizację przez samorząd powiatowy „Programu wyrównywania różnic między regionami III” w obszarze/obszarach B, C, D i F – załącznik nr 8 do procedur;
   9. wzór Umowy o dofinansowanie projektów w ramach „Programu wyrównywania różnic między regionami III” w obszarze/obszarach B, C, D, F i G – załącznik nr 9 do procedur;
   10. wzór Umowy o zaliczkowe dofinansowanie projektów w ramach „Programu wyrównywania różnic między regionami III” w obszarze/obszarach B, C, D, F i G – załącznik nr 10 do procedur;
   11. wzór Wniosku o dofinansowanie ze środków PFRON projektów w ramach obszaru A „Programu wyrównywania różnic między regionami III” – załącznik nr 11 do procedur;
   12. wzór Umowy o dofinansowanie projektu w ramach „Programu wyrównywanie różnic między regionami III” obszar A – załącznik nr 12 do procedur;
   13. wzór Wniosku o dofinansowanie ze środków PFRON projektów w ramach obszaru E „Programu wyrównywania różnic między regionami III” – załącznik nr 13 do procedur;
   14. wzór Promesy w sprawie wstępnego dofinansowania projektów dotyczących obszaru E programu – załącznik nr 14 do procedur;
   15. wzór Umowy o dofinansowanie projektu w ramach „Programu wyrównywania różnic między regionami III” obszar E – załącznik nr 15 do procedur;
   16. wzór Półrocznego sprawozdania z realizacji „Programu wyrównywania różnic między regionami III” – załącznik nr 16 do procedur;
   17. wzór Oświadczenia dotyczącego podatku od towarów i usług – załącznik nr 17 do procedur;
   18. Zasady dotyczące wyboru, dofinansowania i rozliczania projektów dotyczących obszaru H programu – załącznik nr 18 do procedur;
   19. wzór Wystąpienia w sprawie uczestnictwa samorządu powiatowego w realizacji projektów w ramach obszaru H „Programu wyrównywania różnic między regionami III” – załącznik nr 19 do procedur;
   20. wzór Wniosku o dofinansowanie ze środków PFRON projektów w ramach obszaru H „Programu wyrównywania różnic między regionami III” – załącznik nr 20 do procedur;
   21. wzór umowy o realizację projektu w ramach „Programu wyrównywanie różnic między regionami III” obszar H – załącznik nr 21 do procedur;
   22. wzór Umowy o dofinansowanie projektu w ramach „Programu wyrównywanie różnic między regionami III” obszar H – załącznik nr 22 do procedur.
3. Projekty, których realizacja może podlegać dofinansowaniu ze środków Funduszu w ramach programu, zostały określone w rozdziale VII programu i zaliczone odpowiednio do obszaru A, B, C, D, E, F, G i H.
4. W przypadku, gdy projektodawcą jest jednostka samorządu powiatowego oraz w przypadku wniosków dotyczących obszaru A oraz E programu dofinansowanie jest przyznawane bezpośrednio przez PFRON.
5. Rodzaje kosztów, które mogą być dofinansowywane ze środków Funduszu w ramach programu, wymienione zostały w rozdziale VIII programu.
6. Z uczestnictwa w programie wykluczeni są projektodawcy, którzy po otrzymaniu dofinansowania ze środków PFRON na cele określone w ustawie, w tym również w ramach programów zatwierdzonych przez Radę Nadzorczą PFRON, nie dotrzymali warunków umowy i nie wykonali do dnia złożenia projektu ciążących na nich zobowiązań wynikających z niedotrzymania tych warunków. Weryfikacji ww. warunku dokonują Oddziały PFRON.
7. Obsługę programu zapewniają realizatorzy programu (samorządy powiatowe), Biuro oraz Oddziały PFRON w zakresie ustalonym w programie oraz procedurach.
8. W finansowaniu projektów niedopuszczalny jest udział środków Funduszu przekazywanych samorządom zgodnie z algorytmem z zastrzeżeniem postanowień ust. 9.
9. Udział środków Funduszu przekazywanych samorządom zgodnie z algorytmem dopuszczalny jest jedynie w finansowaniu projektów z obszaru D, E, F i G programu, o ile łączny udział środków PFRON w finansowaniu projektu w tych obszarach, tj. środków z programu i algorytmu nie przekracza maksymalnych wartości kwotowych i progów procentowych:
   1. wskazanych w programie;
   2. wynikających z ustawy i aktów wykonawczych do tej ustawy regulujących realizację zadania ustawowego.

II. Tryb przesyłania przez PFRON do samorządu powiatowego zaproszeń do uczestnictwa w programie oraz przyjmowania od tych samorządów oświadczeń o przyjęciu roli realizatora.

1. Rokrocznie po zatwierdzeniu kierunków działań oraz warunków brzegowych obowiązujących w danym roku realizatorów programu, Oddział PFRON przesyła do właściwych miejscowo samorządów powiatowych, na terenie których program może być realizowany:
   1. zaproszenie do uczestnictwa w programie;
   2. wzór oświadczenia o wyrażeniu zgody na wstąpienie w rolę realizatora programu;
   3. kierunki działań i warunki brzegowe obowiązujące realizatorów programu w danym roku.
2. Samorządy powiatowe wyrażające gotowość wstąpienia w rolę realizatora programu przesyłają do właściwego miejscowo Oddziału PFRON podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania samorządu oświadczenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2.
3. Fundusz zastrzega, że pomoc przewidziana w ramach obszarów B, C, D, F, G i H programu nie będzie udzielana projektodawcom z terenu samorządów powiatowych, które nie wyraziły zgody na wstąpienie w rolę realizatora programu.

3a.  W terminie naboru od 1 czerwca do 15 lipca 2026 r.  samorząd powiatowy wyrażający gotowość realizacji programu w obszarze H jest zobowiązany do złożenia oświadczenia o wyrażeniu zgody na wstąpienie w rolę realizatora programu wraz z wystąpieniem.

4. Zaproszenie do uczestnictwa w programie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 oraz zaakceptowane przez samorząd powiatowy oświadczenie o wyrażeniu zgody na wstąpienie w rolę realizatora programu, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 są przesłane w formie dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej. 
5. Kierunki działań i warunki brzegowe obowiązujące realizatorów programu w danym roku, o których mowa w ust. 1 pkt 3 umieszczane są na stronie www.pfron.org.pl

III. Tryb składania i zasady rozpatrywania wystąpień, wniosków o dofinansowanie samorządów powiatowych oraz wniosków o dofinansowanie projektów w obszarze A i E programu.

1. W przypadku obszarów programu B, C, D, F, G i H projektodawca składa wniosek o przyznanie środków finansowych na realizację projektu do samorządu powiatowego, właściwego dla miejsca realizacji projektu zawierający projekt sporządzony zgodnie z Zasadami dotyczącymi wyboru, dofinansowania i projektów dotyczących obszarów B, C, D, F i G programu, a w przypadku obszaru H zgodnie z zasadami dotyczącymi wyboru, dofinansowania i rozliczania projektów dotyczących obszaru H programu – z zastrzeżeniem ust. 4.
2. W przypadku obszaru A, E programu projektodawca składa wniosek o przyznanie środków finansowych na realizację projektu bezpośrednio do Oddziału PFRON, właściwego dla miejsca realizacji projektu, zawierający projekt sporządzony zgodnie z:
   1. Zasadami naboru i realizacji wniosków w ramach obszaru A programu – w przypadku wniosków dotyczących obszaru A programu;
   2. Zasadami dotyczącymi wyboru, dofinansowania i rozliczania projektów dotyczących obszaru E programu – w przypadku wniosków dotyczących obszaru E programu.
3. Samorządy powiatowe, które przyjmą zaproszenie do uczestnictwa w programie oraz spełniają warunki ustalone w dokumencie, o którym mowa w rozdziale XI ust. 3 programu, uprawnione są, w roku którego ten dokument dotyczy, do złożenia w Funduszu wystąpienia w sprawie uczestnictwa w realizacji programu, zawierającego opisy projektów, o których mowa w ust. 1, zgłoszonych przez projektodawców z terenu działania samorządu zwanego dalej „wystąpieniem”.
4. W przypadku, gdy projektodawcą jest jednostka samorządu powiatowego będącego realizatorem programu, wniosek o przyznanie środków finansowych na realizację projektu (projektów) tej jednostki, zwany dalej „wnioskiem o dofinansowanie” oraz wniosek o dofinansowanie w obszarze H, składane są bezpośrednio do Oddziału PFRON.
5. Wystąpienia samorządu powiatowego oraz wnioski o dofinansowanie należy składać wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej na adres: AE:PL-20012-50011-SAVUD-30.
6. Za datę złożenia wystąpienia samorządu powiatowego, wniosku o dofinansowanie lub wniosku o dofinansowanie projektów w obszarze A, E oraz H uważa się datę jego nadania na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w ust. 5. za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej.
7. Do wystąpienia samorządu powiatowego powinna być załączona informacja o wszystkich złożonych do jednostki samorządu projektach, sporządzona zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik do wystąpienia.
8. Samorząd powiatowy zobowiązany jest zgłosić bezzwłocznie do Oddziału wszelkie informacje o zmianach mogących mieć wpływ na wysokość przyznanej pomocy finansowej.
9. Fundusz nie dofinansowuje kosztów związanych z przygotowaniem wystąpienia lub wniosku o dofinansowanie, a także wniosku o dofinansowanie projektu w obszarze A, E oraz H, z wyjątkiem:
   1. kosztów wydania opinii, o której mowa w rozdziale I ust. 4 pkt 10 lit. g załącznika nr 1 do procedur;
   2. kosztów wydania opinii, o której mowa w rozdziale I ust. 4 pkt 11 lit. e załącznika nr 1 do procedur;
   3. kosztów wydania opinii, o której mowa w rozdziale I ust. 4 pkt 12 lit. c załącznika nr 1 do procedur;
   4. kosztów dokonania czynności, o których mowa w rozdziale II ust. 3 pkt 3 załącznika nr 2 do procedur;
10. Podanie informacji niezgodnych z prawdą eliminuje wystąpienie lub wniosek o dofinansowanie, a także wniosek o dofinansowanie projektu w obszarze A, E oraz H z dalszego rozpatrywania.
11. Oddział w terminie 20 dni roboczych od dnia złożenia wystąpienia samorządu powiatowego lub wniosku o dofinansowanie, sprawdza prawidłowość wypełnienia formularzy oraz sporządza wykaz nieścisłości, błędów i brakujących załączników, który w formie pisemnej przekazuje w celu wyjaśnienia oraz uzupełnienia.
12. Podmiot składający wystąpienie / wniosek powinien uzupełnić braki lub udzielić niezbędnych wyjaśnień najpóźniej w terminie 10 dni roboczych od daty otrzymania pisma z Oddziału.
13. Wystąpienia samorządu powiatowego oraz wnioski o dofinansowanie nieuzupełnione we wskazanym przez Oddział terminie, są weryfikowane negatywnie i podlegają archiwizacji.
14. W przypadku niespełniania kryteriów uczestnictwa w programie, Oddział powiadamia realizatora bądź wnioskodawcę pisemnie o niezakwalifikowaniu się do programu.
15. Korespondencja w sprawie wystąpień samorządu powiatowego oraz wniosków o dofinansowanie prowadzona jest wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej.
16. Wnioski o dofinansowanie samorządu powiatowego oraz wnioski o dofinansowanie projektu w obszarze A, E oraz H weryfikowane są w Oddziale pod względem merytorycznym i formalnoprawnym.
17. Wystąpienia samorządu powiatowego o dofinansowanie projektów weryfikowane są w Oddziale PFRON pod względem formalnoprawnym. Merytoryczna weryfikacja projektów jest obowiązkiem realizatora.
18. W uzasadnionych przypadkach Oddział PFRON może zażądać od realizatora programu bądź projektodawcy dokumentów źródłowych dotyczących projektów zawartych w wystąpieniu samorządu powiatowego w celu sprawdzenia prawidłowości weryfikacji merytorycznej dokonanej przez realizatora programu.
19. Oddział przekazuje do Biura PFRON informację dotyczącą każdego projektu, sporządzoną w zbiorczym zestawieniu projektów. Wzór zestawienia stanowi załącznik nr 7 Procedur.
20. Jednostka organizacyjna Biura PFRON odpowiedzialna za realizację programu, na podstawie danych zawartych w zbiorczym zestawieniu, o którym mowa w ust. 19, przekazanych przez Oddziały i dokonanej prognozy potrzeb w obszarze A, E oraz H programu przygotowuje wystąpienie do Pełnomocników Zarządu w Biurze PFRON w sprawie podjęcia decyzji, o której mowa w rozdziale IV ust. 1 procedur.
21. W uzasadnionych przypadkach, powstałych z przyczyn niezależnych od realizatora bądź projektodawcy, dopuszcza się możliwość podjęcia przez Pełnomocników Zarządu PFRON w Oddziałach decyzji o przywróceniu realizatorowi bądź projektodawcy terminu określonego w procedurach. Ubiegając się o przywrócenie terminu, realizator lub projektodawca zobowiązany jest opisać przyczyny uchybienia terminu.

IV. Tryb podejmowania decyzji w sprawie przystąpienia samorządu powiatowego do realizacji programu.

1. Na podstawie zbiorczego zestawienia projektów, o którym mowa w rozdziale III ust. 19, Pełnomocnicy Zarządu w Biurze PFRON podejmują decyzje w sprawie wysokości limitów środków finansowych dla Oddziałów na realizację poszczególnych obszarów programu w danym województwie:
   1. na udzielanie dofinansowania w poszczególnych jego obszarach;
   2. na pokrycie kosztów obsługi realizacji programu przez samorząd powiatowy.
2. Pełnomocnicy Zarządu Funduszu w Oddziałach podejmują decyzje w sprawie wysokości dofinansowania:
   1. samorządów powiatowych, będących beneficjentami lub/i realizatorami programu w obszarach B, C, D, F, G i H;
   2. wniosków o dofinansowanie projektów w obszarze A programu;
   3. wniosków o dofinansowanie projektów w obszarze E programu.
3. O podjętej decyzji Oddział powiadamia w formie pisemnej.
4. Umowy z samorządem powiatowym oraz umowy w obszarze A, E programu, w imieniu Funduszu są zawierane przez Pełnomocników Zarządu PFRON w Oddziałach w formie elektronicznej, podpisane za pomocą kwalifikowalnego podpisu elektronicznego lub podpisem zaufanym. Dopuszcza się podpisanie umowy w formie papierowej z podpisem tradycyjnym.
5. Zawieranie umów oraz rozliczanie przekazanych na ich podstawie środków odbywa się w Oddziałach PFRON.
6. Przekazanie środków PFRON następuje na podstawie umowy w sprawie realizacji programu bądź umowy na dofinansowanie. Umowa ta, a także kolejne aneksy do tej umowy oraz korespondencja pomiędzy Realizatorem a PFRON, są przez PFRON rejestrowane i obsługiwane w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym do elektronicznego zarządzania dokumentacją.
7. Uwierzytelnione dokumenty elektroniczne składane przez Realizatora lub PFRON są równoważne dokumentom opatrzonym podpisem własnoręcznym.

V. Zasady przekazywania i rozliczania środków PFRON.

1. Wysokość przyznanego dofinansowania, sposób przekazania środków oraz termin i sposób ich rozliczenia określa umowa, zawarta pomiędzy Funduszem a samorządem powiatowym lub beneficjentem w przypadku obszaru A oraz E programu. Szczegółowy zakres rzeczowy i finansowy umowy w podziale na rodzaje kosztów dofinansowywanych ze środków PFRON, określony jest w załącznikach do umowy, uzgodnionych i podpisanych przez strony.
2. Środki na realizację wniosków samorządu powiatowego (z wyjątkiem wniosków dotyczących obszaru E), przekazywane są w formie zaliczki, pod warunkiem, że samorząd powiatowy złożył końcowe dokumenty rozliczeniowe dotyczące przyznanych i przekazanych zaliczkowo w roku poprzednim środków PFRON na dofinansowanie w ramach programu projektów własnych samorządu.
3. Realizator programu zobowiązany jest prowadzić osobny dla każdej umowy rachunek bankowy, wydzielony dla środków PFRON (z wyjątkiem projektów dotyczących obszaru E programu) oraz prowadzić ewidencję księgową w sposób umożliwiający jednoznaczne określenie przeznaczenia kwot przekazywanych przez Fundusz w ramach realizacji programu.
4. Podmiot, który zawarł umowę z PFRON zobowiązany jest pod rygorem jej wypowiedzenia do powiadomienia Funduszu w formie pisemnej, o każdym zdarzeniu mającym wpływ na termin lub zakres realizacji zobowiązań wynikających z umowy w terminie do 5 dni roboczych od zaistnienia zdarzenia.
5. Pełnomocnicy Zarządu w Oddziałach PFRON na uzasadniony wniosek podmiotu, który zawarł umowę z PFRON mogą podejmować decyzje dotyczące zmiany warunków zawartych umów, o ile proponowane zmiany:
   1. nie naruszają zasad określonych w programie, procedurach realizacji programu, kierunkach działań oraz warunkach brzegowych obowiązujących realizatorów programu;
   2. nie powodują konieczności zwiększenia limitu środków PFRON przyznanych na realizację projektu;
   3. nie wiążą się ze zmniejszeniem zakresu rzeczowego projektu, chyba że zmniejszenie zakresu rzeczowego projektu powiązane jest z obniżeniem kwoty dofinansowania ze środków PFRON.
6. Pełnomocnicy Zarządu w Oddziałach PFRON na uzasadniony wniosek samorządu powiatowego mogą podjąć decyzję o uznaniu rozliczenia dofinansowania przyznanego na realizację obszaru G programu w sytuacji wydatkowania w danym roku przez powiat na realizację zadań z zakresu rehabilitacji zawodowej mniejszej od zakładanej na etapie składania projektu kwoty środków algorytmu, o ile wysokość środków algorytmu faktycznie wydatkowanych na realizację zadań z zakresu aktywizacji zawodowej nie jest mniejsza niż 90% wartości środków zaplanowanych przez powiat na ten cel na etapie składania projektu.
7. Za kwalifikowalne mogą być uznane wyłącznie wydatki związane z projektem, o ile:
   1. są niezbędne do realizacji projektu;
   2. zostały uwzględnione w budżecie projektu i umieszczone w umowie zawartej w ramach programu;
   3. spełniają wymogi racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
   4. zostały faktycznie poniesione w okresie objętym umową;
   5. są poparte stosownymi dokumentami i wykazane w dokumentacji finansowej beneficjenta.
8. Nie są kwalifikowalne w ramach programu:
   1. pożyczki i spłaty rat oraz odsetek;
   2. wydatki poniesione na przygotowanie wniosku, z wyjątkiem:
      1. kosztów wydania opinii, o której mowa w rozdziale I ust. 4 pkt 10 lit. g załącznika nr 1 do procedur,
      2. kosztów wydania opinii, o której mowa w rozdziale I ust. 4 pkt 11 lit. e załącznika nr 1 do procedur,
      3. kosztów wydania opinii, o której mowa w rozdziale I ust. 4 pkt 12 lit. c załącznika nr 1 do procedur,
      4. kosztów dokonania czynności, o których mowa w rozdziale II ust. 3 pkt 3 załącznika nr 2 do procedur;
   3. wydatki nieodnoszące się jednoznacznie do projektu;
   4. wydatki nieudokumentowane;
   5. wydatki na zakup nieruchomości;
   6. mandaty, opłaty karne i wydatki na procesy sądowe.
9. W przypadku, gdy beneficjent jest podatnikiem VAT, VAT nie jest kwalifikowalny, chyba że beneficjent oświadczy, iż będąc podatnikiem podatku VAT nie może obniżyć kwoty podatku należnego o podatek naliczony, ze względu na wyłączenie możliwości odliczenia podatku naliczonego, wynikające z obowiązujących przepisów prawa.
10. Beneficjent zobowiązany jest przy korzystaniu ze środków PFRON do:
    1. przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych;
    2. dokonywania zakupów i/lub zamawiania usług z zastosowaniem, odpowiedniego dla danego przypadku trybu zamówienia przewidzianego w przepisach o zamówieniach publicznych lub w przypadku zamówień nieprzekraczających wartości 170 000,00 zł netto, zgodnie z zasadami wynikającymi z wewnętrznych uregulowań obowiązujących u Beneficjenta;
    3. W przypadku braku wewnętrznych uregulowań dla zamówień o wartości powyżej 20 000,00 zł netto do kwoty 170 000,00 zł netto, należy zrealizować następujące czynności:
       1. przygotować zapytanie ofertowe, zawierające opis towaru lub usługi, kryteria wyboru i termin składania ofert,
       2. umieścić zapytanie ofertowe na stronie internetowej Beneficjenta, a w przypadku braku strony internetowej, wysłać zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych (oferujących wybrane towary lub usługi) wykonawców,
       3. dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty spośród otrzymanych ofert, przy czym możliwe jest dokonanie wyboru na podstawie tylko jednej otrzymanej oferty,
       4. potwierdzić zlecenie wykonania zamówienia lub podpisać umowę z wybranym wykonawcą,
       5. udokumentować ww. czynności poprzez posiadanie co najmniej następujących dokumentów: potwierdzenia przeprowadzenia szacowania wartości zamówienia, wydruku zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej lub potwierdzenia wysłania zapytania do co najmniej trzech wykonawców, otrzymane oferty, potwierdzenia złożenia zamówienia/podpisanej umowy.
    4. Beneficjenci, którzy nie są zobowiązani do stosowania przepisów ustawy PZP, dokonują zakupów zgodnie z zapisami ustępu 10 pkt 3 chyba, że posiadają wewnętrzne procedury dokonywania zakupów. Opisana procedura dotyczy również wydatków powyżej 170.000,00 zł netto;
    5. Realizacja projektów w ramach obszaru H może być zlecana organizacjom pozarządowym oraz innym uprawnionym podmiotom, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w trybie otwartego konkursu ofert lub w innych trybach przewidzianych w tej ustawie, w szczególności na podstawie art. 11–19a.
11. Samorząd powiatowy, będący realizatorem programu, przy udzielaniu pomocy ze środków PFRON zobowiązany jest do:
    1. stosowania zasad postępowania podmiotu udzielającego pomocy, określonych w ustawie z dnia 30 kwietnia 2004 roku o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;
    2. stwierdzenia, czy planowana pomoc dla podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą jest pomocą de minimis;
    3. przechowywania dokumentów związanych z udzieloną pomocą de minimis przez okres co najmniej 10 lat, od dnia jej przyznania;
    4. udzielania informacji oraz udostępniania dokumentacji związanej z udzieloną pomocą przez okres jej przechowywania, na każde żądanie uprawnionych organów kontrolnych;
    5. w przypadkach określonych w ustawie, o której mowa w pkt 1, wydawania zaświadczeń stwierdzających, iż udzielona pomoc ma charakter pomocy de minimis.
12. Beneficjent obowiązany jest prowadzić dokumentację, dotyczącą kosztów realizacji projektu w sposób umożliwiający ocenę wykonania każdego zadania będącego elementem projektu pod względem rzeczowym i finansowym.
13. Wszelkie oświadczenia związane z realizacją umowy, powinny być składane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu stron umowy.
14. Na żądanie PFRON podmiot, który zawarł umowę z PFRON zobowiązany jest do składania dodatkowych wyjaśnień oraz dokumentów źródłowych – oryginałów lub kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez osoby do tego uprawnione, niezbędnych do rozliczenia przyznanego dofinansowania.
15. Pisemna informacja o decyzji dotyczącej rozliczenia dofinansowania przekazywana jest w terminie 5 dni roboczych od daty jej podjęcia.

VI. Zasady sprawowania kontroli nad wykorzystaniem środków Funduszu przekazanych w ramach realizacji programu.

1. Fundusz zastrzega sobie prawo kontroli prawidłowości, rzetelności i zgodności ze stanem faktycznym danych zawartych w wystąpieniach lub wnioskach, załącznikach i rozliczeniach.
2. Dla dokonania oceny wykorzystania środków finansowych PFRON, Fundusz uprawniony jest do przeprowadzania kontroli w siedzibie realizatora lub beneficjentów oraz miejscach wykonywania przez nich działalności.

VII. Zasady monitorowania i ewaluacji programu.

1. Oddziały przekazują do Biura Funduszu informacje dotyczące realizacji programu, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 16 do procedur – co pół roku (do końca miesiąca następującego po zakończeniu półrocza, którego dotyczy sprawozdanie).
2. Na prośbę Biura Funduszu Oddziały przekazują informacje niezbędne do ewaluacji programu, sporządzone, między innymi, na podstawie danych przekazanych przez beneficjentów programu, zgodnie z zobowiązaniem wynikającym z umowy.
3. Ustala się następujące wskaźniki bazowe będące przedmiotem monitorowania programu oraz będące podstawą ewaluacji programu dla obszaru A – dofinansowanie projektów dotyczących inwestycji w wielorodzinnych budynkach mieszkalnych zapewniających dostępności do lokali zamieszkiwanych przez osoby niepełnosprawne:
   1. liczba osób z niepełnosprawnością narządu ruchu o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności zamieszkujących w wielorodzinnym budynku mieszalnym, w którym ma zostać zrealizowana inwestycja;
   2. liczba lokali w wielorodzinnym budynku mieszalnym, którym powinna zostać zapewniona dostępność.
4. Ustala się następujący wskaźnik bazowy będący przedmiotem monitorowania programu oraz będące podstawą ewaluacji programu dla obszaru B – likwidacja barier w urzędach, placówkach edukacyjnych, środowiskowych domach samopomocy, centrach i klubach integracji społecznej, przedsiębiorstwach społecznych, bibliotekach publicznych lub prowadzonych przez organizacje pozarządowe placówek rehabilitacyjnych w zakresie umożliwienia osobom z niepełnosprawnościami poruszania się i komunikowania: liczba osób z niepełnosprawnościami uczęszczających do środowiskowego domu samopomocy, centrum i klubu integracji społecznej którego dotyczy projekt lub liczba dzieci i młodzieży z niepełnosprawnościami uczęszczających do placówki edukacyjnej, której dotyczy projekt, według stanu na ostatni dzień roku poprzedzającego rok złożenia wystąpienia samorządu powiatowego lub wniosku o dofinansowanie.
5. Ustala się następujący wskaźnik bazowy będący przedmiotem monitorowania programu oraz będące podstawą ewaluacji programu dla obszaru C – tworzenie spółdzielni socjalnych osób prawnych:
   1. planowana liczba osób z niepełnosprawnościami, które znajdą zatrudnienie w spółdzielni socjalnej osób prawnych na nowo wyposażonych stanowiskach pracy;
   2. wysokość środków zaplanowanych przez beneficjenta na utworzenie spółdzielni socjalnej osób prawnych, na rok złożenia wystąpienia samorządu powiatowego lub wniosku o dofinansowanie.
6. Ustala się następujące wskaźniki bazowe będące przedmiotem monitorowania programu oraz będące podstawą ewaluacji programu dla obszaru D – likwidacja barier transportowych:
   1. liczba pojazdów (w rozbiciu na mikrobusy-pojazdy o liczbie miejsc 9 łącznie z kierowcą i autobusy) wykorzystywanych do przewozu osób z niepełnosprawnościami będących w posiadaniu beneficjenta, w tym pojazdów przystosowanych do przewozu osób na wózkach inwalidzkich, według stanu na ostatni dzień roku poprzedzającego rok złożenia wystąpienia samorządu powiatowego lub wniosku o dofinansowanie;
   2. liczba osób z niepełnosprawnościami, z wyodrębnieniem osób z niepełnosprawnościami na wózkach inwalidzkich, którym beneficjent zapewnia stały codzienny przewóz, według stanu na ostatni dzień roku poprzedzającego rok złożenia wystąpienia samorządu powiatowego lub wniosku o dofinansowanie;
   3. wysokość środków zaplanowanych przez beneficjenta na zakup lub przystosowanie pojazdów przeznaczonych do przewozu osób z niepełnosprawnościami, na rok złożenia wystąpienia samorządu powiatowego lub wniosku o dofinansowanie;
   4. liczba placówek służących rehabilitacji osób z niepełnosprawnościami / warsztatów terapii zajęciowej, których uczestnikom beneficjent zapewnia stały codzienny przewóz, według stanu na ostatni dzień roku poprzedzającego rok złożenia wystąpienia jednostki samorządu powiatowego lub wniosku o dofinansowanie.
7. Ustala się następujące wskaźniki będące przedmiotem monitorowania programu oraz będące podstawą ewaluacji programu dla obszaru E – dofinansowanie wymaganego wkładu własnego w projektach dotyczących aktywizacji i/lub integracji osób z niepełnosprawnościami:
   1. wskaźniki wkładu:
      1. iloraz kwoty wkładu własnego deklarowanej przez beneficjenta projektu oraz kwoty rzeczywistego wkładu własnego w projekcie,
      2. iloraz kwoty środków pochodzących z PFRON deklarowanej przez beneficjenta projektu oraz kwoty rzeczywistego wkładu środków pochodzących z PFRON w projekcie,
      3. iloraz planowanego kosztu projektu oraz rzeczywistego kosztu projektu;
   2. wskaźnik rezultatu – liczba osób z niepełnosprawnościami, które skorzystały z rezultatów projektu w ciągu sześciu miesięcy następujących po miesiącu zakończenia projektu.
8. Ustala się następujące wskaźniki bazowe będące przedmiotem monitorowania programu oraz będące podstawą ewaluacji programu dla obszaru F – utworzenie / remont lub modernizację warsztatów terapii zajęciowej:
   1. liczba warsztatów terapii zajęciowej, środowiskowych domów samopomocy i zakładów aktywności zawodowej na terenie powiatu (według stanu na ostatni dzień roku poprzedzającego rok wystąpienia realizatora programu o uczestnictwo w programie), w których zidentyfikowano ryzyko likwidacji miejsc dla osób z niepełnosprawnościami ze względu na degradację infrastruktury warsztatu;
   2. wysokość środków przeznaczonych w planie realizatora programu na utworzenie warsztatu terapii zajęciowej, na rok wystąpienia realizatora programu o uczestnictwo w programie;
   3. wysokość środków przeznaczonych w planie realizatora programu na przeciwdziałanie degradacji infrastruktury istniejących warsztatów terapii zajęciowej, środowiskowych domów samopomocy i zakładów aktywności zawodowej na rok wystąpienia realizatora programu o uczestnictwo w programie.
9. Ustala się następujące wskaźniki bazowe będące przedmiotem monitorowania programu oraz będące podstawą ewaluacji programu dla obszaru G – finansowanie zadań ustawowych powiatu dotyczących rehabilitacji zawodowej:
   1. liczba osób z niepełnosprawnościami zarejestrowanych jako bezrobotne lub poszukujące pracy na terenie powiatu, według stanu na ostatni dzień roku poprzedzającego rok złożenia przez samorząd powiatowy wniosku o dofinansowanie;
   2. wysokość środków zaplanowanych przez powiat na zadania dotyczące aktywizacji zawodowej osób z niepełnosprawnościami, na rok złożenia wniosku o dofinansowanie.
10. Ustala się następujące wskaźniki bazowe będące przedmiotem monitorowania programu oraz będące podstawą ewaluacji programu dla obszaru H –zmniejszenie barier transportowych, które napotykają osoby z niepełnosprawnościami:
    1. planowana liczba osób z niepełnosprawnościami, które zostaną objęte usługą transportu door-to-door w ramach realizacji projektu.;
    2. planowana liczba przewozów osób z niepełnosprawnościami, które zostaną zrealizowane w ramach usługi door-to-door w okresie realizacji projektu.
11. Na podstawie porównania wskaźników, o których mowa w ust. 3-10 przeprowadzana jest ocena realizacji programu w poszczególnych samorządach powiatowych uczestniczących w programie oraz ewaluacja interim (w połowie okresu programowania) oraz ex-post całego programu.
12. Ewaluujący program może w procesie ewaluacji użyć oprócz analizy wskaźników wskazanych w programie innych, uznanych w nauce, metod ewaluacji.
13. Koszty ewaluacji pokrywane są ze środków przeznaczonych w planie finansowym Funduszu na realizację programu.
14. Środki przeznaczone w planie finansowym Funduszu na ewaluację programu pozostają w dyspozycji Zarządu PFRON.

Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

1. administracji rządowej – należy przez to rozumieć naczelne lub centralne organy administracji rządowej oraz terenowe organy administracji rządowej;
2. działaniach aktywizacyjnych – należy przez to rozumieć działania wskazane w rozdziale VIII ust. 1 programu oraz w rozdziale X ust. 1 programu;
3. instytucjach kultury – należy przez to rozumieć państwowe oraz samorządowe instytucje kultury;
4. instytucjach publicznych – należy przez to rozmieć organy i instytucje określone w rozdziale VI ust. 1 pkt 1 programu;
5. iPFRON+ – należy przez to rozumieć system iPFRON+, który jest aplikacją służącą do obsługi spraw z PFRON. System jest dostępny pod adresem ipfronplus.pfron.org.pl;
6. jednostkach samorządu terytorialnego – należy przez to rozumieć samorząd gminny, samorząd powiatowy, samorząd województwa;
7. organizacjach pozarządowych – należy przez to rozumieć organizacje, o których mowa w art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
8. osobie zależnej – należy przez to rozumieć osobę wymagającą ze względu na stan zdrowia lub wiek stałej opieki, połączoną więzami rodzinnymi lub powinowactwem z beneficjentem ostatecznym lub pozostającą z nim we wspólnym gospodarstwie domowym;
9. procedurach – należy przez to rozumieć procedury realizacji programu „Stabilne zatrudnienie – osoby niepełnosprawne w administracji i służbie publicznej”;
10. ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
11. ustawie o rehabilitacji – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
12. Wnioskodawcy – należy przez to rozumieć podmiot uprawniony do ubiegania się o przyznanie pomocy finansowej w ramach programu, spełniający warunki, o którym mowa w rozdziale VI oraz w rozdziale VII programu;
13. Wnioskodawcy-Liderze – należy przez to rozumieć podmiot, który występuje w imieniu Wnioskodawców składających wniosek wspólny, o którym mowa w rozdziale VI ust. 3a pkt 3 programu;
14. wniosku – należy przez to rozumieć wniosek o dofinansowanie w ramach modułu I „Instytucje” lub wniosek o dofinansowanie w ramach modułu II „Staże zawodowe”.

II. Podstawa prawna

Art. 51 ust. 3 pkt 3 w związku z art. 47 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz uchwała nr 11/2016 Rady Nadzorczej PFRON z dnia 8 grudnia 2016 r. w sprawie zatwierdzenia programu ,,Stabilne zatrudnienie – osoby niepełnosprawne w administracji i służbie publicznej”, którego tekst jednolity stanowi załącznik do uchwały nr 4/2019 Rady Nadzorczej PFRON z dnia 20 marca 2019 r., zmienionej uchwałą nr 10/2020 Rady Nadzorczej PFRON z dnia 23 września 2020 r., uchwałą nr 13/2022 Rady Nadzorczej PFRON z dnia 21 września 2022 r. oraz uchwałą nr 6/2024 Rady Nadzorczej PFRON z dnia 19 czerwca 2024 r.

III. Postanowienia ogólne

Program realizowany jest w ramach dwóch modułów:

1. moduł I „Instytucje” – adresowany do organów i instytucji wykonujących zadania z zakresu administracji publicznej, jednostek samorządu terytorialnego oraz państwowych i samorządowych instytucji kultury, które w ramach programu zatrudnią osoby z niepełnosprawnością;
2. moduł II „Staże zawodowe” realizowany w drodze otwartego konkursu – adresowany do organizacji pozarządowych, które w ramach programu przygotują i skierują osoby z niepełnosprawnością na staż zawodowy w administracji rządowej.

IV.  Zasady składania oraz tryb rozpatrywania wniosków w ramach modułu I „Instytucje”

IV.1. Zasady i termin składania wniosków w ramach modułu I „Instytucje”

1. Wnioski składane są do Oddziałów PFRON właściwych terytorialnie ze względu na miejsce zatrudnienia beneficjentów ostatecznych. Wnioski mogą być składane w trybie ciągłym
2. Nabór wniosków prowadzony będzie poprzez elektroniczny system iPFRON+. W sytuacji, gdy formularz wniosku nie został udostępniony w systemie iPFRON+, wniosek sporządzony w postaci elektronicznej i opatrzony kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi lub podpisami złożonymi za pomocą profilu zaufanego wraz z załączeniami należy złożyć do PFRON za pośrednictwem usługi e-Doręczeń.
3. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do procedur. W jednym wniosku może być zgłoszonych kilka działań aktywizacyjnych.
4. Wniosek musi zawierać budżet działań aktywizacyjnych w formie umożliwiającej odczyt i edycję danych (np. plik MS Excel lub w przypadku uruchomienia naboru w systemie iPFRON+, jako dedykowana tabela w formularzu wniosku).
5. Za datę złożenia wniosku uważa się datę jego wpływu do PFRON. W przypadku wniosków składanych w formie elektronicznej w systemie iPFRON+, za datę złożenia wniosku uważa się datę przesłania wniosku do PFRON, potwierdzoną w iPFRON+.
6. Wniosek stanowi ofertę zawarcia umowy cywilnoprawnej i jego rozpatrzenie nie podlega przepisom kodeksu postępowania administracyjnego.
7. PFRON nie refunduje kosztów związanych z przygotowaniem wniosku.

 IV.2. Ocena wniosków w ramach modułu I „Instytucje”

1. Ocena formalna i merytoryczna wniosków dokonywana jest w Oddziałach PFRON.
2. Szczegółowe postanowienia dotyczące rozpatrywania wniosków określone zostały w „Instrukcji rozpatrywania, monitorowania oraz ewaluacji wniosków złożonych w ramach programu „Stabilne zatrudnienie – osoby niepełnosprawne w administracji i służbie publicznej”, stanowiącej załącznik nr 8 do procedur.

 IV.3. Decyzje finansowe PFRON w ramach modułu I „Instytucje”

1. Wnioski ocenione pozytywnie pod względem merytorycznym przekazywane są do decyzji Pełnomocników Zarządu PFRON w Oddziałach PFRON
2. Oddział PFRON powiadamia Wnioskodawcę o podjętej decyzji, w formie pisemnej, w terminie 5 dni roboczych, licząc od daty podjęcia tej decyzji, przy czym decyzje negatywne wymagają uzasadnienia.

V. Zasady przekazywania i rozliczania środków PFRON w ramach modułu I „Instytucje”

1. Wysokość przyznanego dofinansowania, sposób przekazania środków finansowych oraz termin i sposób ich rozliczenia określa umowa o dofinansowanie działań aktywizacyjnych w ramach modułu I „Instytucje”, zawarta pomiędzy PFRON a Wnioskodawcą.
2. Wzór umowy o dofinansowanie działań aktywizacyjnych w ramach modułu I „Instytucje” stanowi załącznik nr 4 do procedur.
3. Przekazanie przez PFRON środków finansowych nastąpi według następujących zasad:
   1. w całości po podpisaniu umowy (w formie zaliczki) na rachunek bankowy wydzielony dla środków otrzymywanych z PFRON w ramach umowy;
      albo
   2. na podstawie przedłożonego przez Wnioskodawcę sprawozdania z realizacji działań aktywizacyjnych – w formie zwrotu kosztów działań aktywizacyjnych poniesionych przez Wnioskodawcę w okresie objętym umową; przekazanie środków nastąpi na rachunek bankowy Wnioskodawcy:
      1. w dwóch transzach na podstawie złożonego sprawozdania częściowego oraz sprawozdania końcowego z realizacji działań aktywizacyjnych, albo
      2. w całości (w formie jednorazowej transzy) po złożeniu przez Wnioskodawcę sprawozdania końcowego z realizacji działań aktywizacyjnych.

VI. Zasady kwalifikowalności kosztów w ramach modułu I „Instytucje”

1. Koszty działań aktywizacyjnych uznaje się za kwalifikowalne, o ile:
   1. są zgodne z postanowieniami programu;
   2. spełniają wymogi racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi;
   3. są uwzględnione w budżecie działań aktywizacyjnych;
   4. są faktycznie poniesione w okresie objętym umową zawartą pomiędzy Wnioskodawcą a PFRON, w trybie i na warunkach określonych w tej umowie;
   5. są poparte dowodami księgowymi i wykazane w dokumentacji finansowej Wnioskodawcy;
   6. są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.
2. Dodatek motywacyjny stanowi świadczenie na rehabilitację zawodową, wypłacane ze środków finansowych PFRON (dodatek nie jest częścią wynagrodzenia beneficjenta ostatecznego). Wypłata dodatku przez Wnioskodawcę, w danym miesiącu, powinna nastąpić najpóźniej z wypłatą beneficjentowi ostatecznemu wynagrodzenia za pracę za ten miesiąc. Dodatek nie podlega rozliczeniu przez PFRON.
3. Koszty związane z realizacją działań aktywizacyjnych kwalifikowalne są z uwzględnieniem zasady memoriałowej, wynikającej z postanowień art. 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
4. Koszty inwestycyjne kwalifikowane są zgodnie z polityką rachunkowości Wnioskodawcy.
5. Wnioskodawcy posiadający uprawnienie do odliczania podatku naliczonego VAT wykazują w budżecie koszty w kwotach netto (z wyjątkiem kosztów w odniesieniu do których nie przysługuje Wnioskodawcy prawo do odliczenia podatku VAT w całości lub w części), a Wnioskodawcy nieposiadający takiego uprawnienia – w kwotach brutto.

VII. Zasady składania oraz tryb rozpatrywania wniosków w ramach modułu II „Staże zawodowe”

VII.1. Zasady i termin składania wniosków w ramach modułu II „Staże zawodowe”

1. Warunkiem ogłoszenia konkursu w ramach modułu II „Staże zawodowe” jest zadeklarowanie przez organy administracji rządowej takiej liczby stanowisk, na których realizowane będą staże zawodowe, która pozwoli na racjonalną i efektywną realizację konkursu.
2. Przed ogłoszeniem konkursu Biuro PFRON skieruje do organów administracji rządowej zaproszenie do udziału w ramach modułu II „Staże zawodowe” wraz z prośbą o zadeklarowanie liczby stanowisk, na których beneficjenci ostateczni będą odbywali staż zawodowy w ramach programu. Ramowy wzór deklaracji stanowi załącznik nr 2 do procedur.
3. Informacje wynikające z deklaracji złożonych przez organy administracji rządowej do PFRON zamieszczane są (w formie załącznika) w ogłoszeniu o konkursie.
4. Wnioski składane są do Biura PFRON. Termin i sposób składania wniosków zostaną wskazane w ogłoszeniu o konkursie
5. Wniosek sporządza się według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do procedur.
6. Wniosek musi zawierać budżet i harmonogram w formie umożliwiającej odczyt i edycję danych (np. plik MS Excel lub w przypadku uruchomienia naboru w systemie iPFRON+, jako dedykowane tabele w formularzu wniosku).
7. Za datę złożenia wniosku uważa się datę jego wpływu do Biura PFRON. W przypadku wniosków składanych w formie elektronicznej w systemie iPFRON+, za datę złożenia wniosku uznamy datę złożenia wniosku w systemie iPFRON+.

VII.2. Ocena wniosków w ramach modułu II „Staże zawodowe”

1. Ocena formalna i merytoryczna wniosków prowadzona jest przez PFRON na podstawie danych i informacji zawartych we wniosku.
2. Ocena merytoryczna wniosków przeprowadzana jest przez powoływaną w PFRON komisję konkursową.
3. Szczegółowe postanowienia dotyczące rozpatrywania wniosków określone zostały w „Instrukcji rozpatrywania wniosków złożonych w ramach programu”, stanowiącej załącznik nr 8 do procedur oraz zawarte będą w ogłoszeniu konkursu.
4. Wyniki oceny merytorycznej zamieszczone będą na stronie internetowej PFRON (www.pfron.org.pl)w terminie 5 dni roboczych od daty zakończenia oceny. Wnioskodawcom udostępnione zostanie również uzasadnienie oceny zawarte w karcie oceny wniosku.

VII.3. Decyzje finansowe PFRON w ramach modułu II „Staże zawodowe”

1. Decyzję w sprawie przyznania dofinansowania i jego wysokości podejmuje Zarząd PFRON na podstawie rekomendacji komisji konkursowej. W przypadku wniosku wspólnego decyzję o podziale, na poszczególnych Wnioskodawców, przyznanej przez Zarząd PFRON kwoty dofinansowania podejmują Pełnomocnicy Zarządu PFRON.
2. Wnioskodawca, przed podjęciem decyzji, o której mowa w ust. 1, może odnieść się do uwag zgłoszonych przez komisję konkursową. W uzasadnionych przypadkach, stwierdzonych na podstawie przedstawionych przez Wnioskodawcę wyjaśnień, PFRON może wyrazić zgodę na nieuwzględnienie zgłoszonej przez komisję konkursową uwagi (uwag).
3. Wyniki konkursu ogłasza się niezwłocznie po podjęciu decyzji w Biuletynie Informacji Publicznej, w siedzibie PFRON w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń oraz na stronie internetowej PFRON.

VIII. Warunki zawierania umów, zasady przekazywania i rozliczania środków PFRON w ramach modułu II „Staże zawodowe”

1. Wysokość przyznanego dofinansowania, sposób przekazania środków finansowych oraz termin i sposób ich rozliczenia określa umowa o dofinansowanie działań aktywizacyjnych w ramach modułu II „Staże zawodowe”, zawarta pomiędzy PFRON a Wnioskodawcą.
2. Wzór umowy o dofinansowanie działań aktywizacyjnych w ramach modułu II „Staże zawodowe” oraz wzór umowy o dofinansowanie działań aktywizacyjnych w ramach modułu II „Staże zawodowe” w przypadku wniosku wspólnego stanowią odpowiednio załączniki nr 5 i nr 6 do procedur.
3. Wnioskodawcy, którzy złożyli do PFRON wniosek wspólny ponoszą odpowiedzialność solidarną za zobowiązania wynikające z umowy.
4. Przed zawarciem umowy o dofinansowanie działań aktywizacyjnych PFRON wyznacza Wnioskodawcy (Wnioskodawcy-Liderowi) termin na przedłożenie wniosku skorygowanego zgodnie z uwagami komisji konkursowej (z zastrzeżeniem postanowień podrozdziału VII.3 ust. 2 niniejszego dokumentu).
5. Wnioskodawca (Wnioskodawca-Lider) zobowiązany jest zgłosić bezzwłocznie do PFRON wszelkie informacje o zdarzeniach mogących mieć wpływ na wysokość przyznanego dofinansowania, a także poinformować PFRON o wszelkich zmianach dotyczących realizacji projektu (np. w zakresie terminów realizacji poszczególnych działań) dokonanych przed dniem podpisania umowy.
6. Szczegółowe zasady przekazania dofinansowania (w tym liczba transz dofinansowania, maksymalna procentowa wysokość poszczególnych transz dofinansowania) określane są każdorazowo w ogłoszeniu o konkursie.
7. Rozliczenie finansowe projektu dokonywane jest z uwzględnieniem faktycznej (tj. osiągniętej podczas realizacji projektu) wartości wskaźnika rezultatu w odniesieniu do wartości tego wskaźnika, która została zaplanowana we wniosku stanowiącym za łącznik do umowy. Wysokość dofinansowania możliwa do uznania w rozliczeniu ustalana jest z uwzględnieniem liczby beneficjentów ostatecznych, którzy odbędą co najmniej 3 miesięczny staż zawodowy.
8. W trakcie realizacji projektu mogą być zgłaszane przez Wnioskodawcę do PFRON propozycje wprowadzenia zmian do umowy. Decyzje w sprawie wyrażenia zgody na wprowadzenie zmian do umowy podejmują Pełnomocnicy Zarządu PFRON.

IX. Zasady kwalifikowalności kosztów w ramach modułu II „Staże zawodowe”

IX.1. Postanowienia ogólne

1. Za kwalifikowalne uznaje się koszty związane z realizacją projektu, o ile:
   1. są niezbędne do realizacji projektu;
   2. spełniają wymogi racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów;
   3. zostały uwzględnione w budżecie projektu;
   4. zostały faktycznie poniesione w okresie objętym umową zawartą pomiędzy Wnioskodawcą a PFRON, w trybie i na warunkach określonych w tej umowie;
   5. są poparte dowodami księgowymi i wykazane w dokumentacji finansowej Wnioskodawcy;
   6. są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa;
   7. nie zostały wymienione w katalogu kosztów niekwalifikowalnych.
2. Pomoc finansowa udzielana jest na pokrycie tych kosztów lub tej części kosztów, które nie zostały sfinansowane z innych źródeł (w tym ze środków funduszy strukturalnych).
3. Koszty bezpośrednie projektu stanowią w szczególności:
   1. koszty osobowe personelu merytorycznego (np. trenerów, doradców zawodowych); w przypadku realizacji projektu w ramach działalności odpłatnej zastosowanie mają limity wynagrodzeń określone w art. 9 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
   2. koszty związane z udziałem beneficjentów ostatecznych projektu (np. stypendium stażowe, usługi szkoleniowe, materiały szkoleniowe, pomoce dydaktyczne, wyżywienie, zakwaterowanie, przejazdy);
   3. inne koszty związane z realizacją projektu (np. podróże służbowe personelu projektu, dojazdy personelu projektu do beneficjentów ostatecznych, wyżywienie i zakwaterowanie personelu projektu, opłaty bankowe, koszty audytu zewnętrznego projektu – o ile jest wymagany).
4. Kosztów kwalifikowalnych nie stanowią w szczególności:
   1. nakłady na nabycie nieruchomości;
   2. rezerwy na pokrycie przyszłych strat lub zobowiązań;
   3. odsetki z tytułu niezapłaconych w terminie zobowiązań;
   4. koszty niezwiązane z realizacją projektu;
   5. odsetki, prowizje i inne koszty pożyczek i kredytów;
   6. koszty poniesione na przygotowanie wniosku o dofinansowanie w ramach modułu II „Staże zawodowe”;
   7. mandaty, grzywny, opłaty, koszty sądowe i inne koszty związane z niewykonaniem lub nieterminowym wykonaniem zobowiązań przez Wnioskodawcę;
   8. odpisy amortyzacyjne (planowane i nieplanowane);
   9. koszty poniesione przed datą rozpoczęcia realizacji projektu oraz po dacie zakończenia realizacji projektu, z zastrzeżeniem ust. 5;
   10. koszty audytu zewnętrznego, jeżeli Wnioskodawca planuje przeprowadzenie audytu zewnętrznego pomimo, iż w danym projekcie audyt nie jest wymagany przez PFRON;
   11. koszty zakupu praw autorskich – koszty umowy zawierającej postanowienia o przeniesieniu praw autorskich, w której nie określono odrębnej kwoty za wykonanie dzieła i odrębnej kwoty za przeniesienie praw autorskich mogą zostać uznane za kwalifikowalne jedynie wówczas, gdy z treści umowy wynika, iż przeniesienie praw autorskich następuje nieodpłatnie;
   12. koszty tłumaczenia na język polski przez tłumacza przysięgłego dowodów księgowych wystawionych w języku innym niż język polski.
5. Koszty związane z realizacją projektu kwalifikowalne są z uwzględnieniem zasady memoriałowej, wynikającej z postanowień art. 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
6. Koszty inwestycyjne kwalifikowane są zgodnie z polityką rachunkowości Wnioskodawcy.
7. Za niekwalifikowalne mogą zostać uznane przez PFRON koszty związane z zatrudnieniem personelu zarządzającego projektem, w sytuacji, gdy realizacja projektu przebiega nieprawidłowo i powoduje opóźnienia w realizacji harmonogramu projektu, gdy Wnioskodawca uchyla się od obowiązku składania na żądanie PFRON wyjaśnień oraz dokumentów źródłowych niezbędnych do rozliczenia dofinansowania.

IX.2. Podatek VAT

Wnioskodawcy posiadający uprawnienie do odliczania podatku naliczonego VAT wykazują w budżecie projektu koszty w kwotach netto (z wyjątkiem kosztów w odniesieniu do których nie przysługuje Wnioskodawcy prawo do odliczenia podatku VAT w całości lub w części), a Wnioskodawcy nieposiadający takiego uprawnienia – w kwotach brutto.

IX.3. Koszty pośrednie

1. Koszty pośrednie (koszty administracyjne związane z projektem) rozliczane są przez Wnioskodawcę ryczałtem.
2. Pod pojęciem kosztów pośrednich należy rozumieć następujące koszty i opłaty związane z obsługą administracyjną projektu:
   1. koordynatora lub kierownika projektu oraz innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie (w tym koszty wynagrodzenia tych osób, ich delegacji służbowych);
   2. personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna);
   3. obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu);
   4. założeniem lub prowadzeniem rachunku bankowego (rachunków bankowych) wydzielonego (wydzielonych) dla środków otrzymywanych z PFRON w ramach realizacji projektu;
   5. działań informacyjno-promocyjnych projektu (np. zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych);
   6. zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych na potrzeby personelu, o którym mowa w pkt 1-3;
   7. utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne);
   8. za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków;
   9. usług pocztowych, telefonicznych, internetowych, kurierskich;
   10. usług powielania dokumentów;
   11. materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych;
   12. ubezpieczeń majątkowych;
   13. ochrony;
   14. sprzątania pomieszczeń, w tym koszty zakupu środków do utrzymania czystości pomieszczeń.
3. W związku z ryczałtowym sposobem rozliczania kosztów pośrednich:
   1. nie jest dopuszczalne wykazywanie kosztów pośrednich w ramach pozostałych kategorii kosztów, tj. w ramach kosztów bezpośrednich;
   2. na etapie oceny merytorycznej budżet projektu weryfikowany jest pod kątem ewentualnego zidentyfikowania kosztów pośrednich w ramach kosztów bezpośrednich; w przypadku przyznania dofinansowania weryfikacja taka przeprowadzana jest również na etapie rozliczania przyznanych przez PFRON środków;
   3. nie jest dopuszczalne finansowanie w ramach ryczałtu kosztów niekwalifikowalnych.
4. Przyjmuje się następujące maksymalne stawki ryczałtowe stanowiące podstawę rozliczania kosztów pośrednich:
   1. 20% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości (w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych) nieprzekraczającej 500.000 zł;
   2. 19% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości (w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych) powyżej 500.000 zł do 1.000.000 zł włącznie;
   3. 18% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości (w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych) powyżej 1.000.000 zł do 2.000.000 zł włącznie;
   4. 13% kosztów bezpośrednich – w przypadku projektów o wartości (w odniesieniu do kosztów kwalifikowalnych) powyżej 2.000.000 zł
      z zastrzeżeniem postanowień ust. 5-6.
5. W sytuacji uznania za niekwalifikowalne kosztów bezpośrednich w stosunku do których naliczone zostały koszty pośrednie, odpowiedniemu pomniejszeniu podlegają także koszty pośrednie.
6. W przypadku powierzenia wykonania usług merytorycznych będących elementem projektu wykonawcy zewnętrznemu podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu, poprzez pomniejszenie wartości kosztów bezpośrednich o wartość usług powierzonych.
7. Postanowienia ust. 6 stosuje się do powierzania usług, które mają na celu wniesienie wartości merytorycznej do projektu. Zakup przez Wnioskodawcę usług, których bezpośrednim celem nie jest wykonanie projektu (np. usług cateringowych, hotelowych, poligraficznych, transportowych, wynajem sali) nie ma wpływu na podstawę wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem.
8. W sytuacji identyfikowania w budżecie projektu usług powierzanych wykonawcy zewnętrznemu w związku z koniecznością ustalenia podstawy wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem jako powierzenia wykonania usługi merytorycznej nie należy rozumieć:
   1. zakupu pojedynczych towarów lub usług (np. cateringowych, hotelowych poligraficznych, wynajem sali), chyba że stanowią one część powierzonej usługi merytorycznej;
   2. angażowania personelu projektu;
   3. usługi związanej z przeprowadzeniem audytu zewnętrznego projektu;
   4. usługi księgowo-kadrowej zleconej do biura rachunkowego.
9. Koszty pośrednie rozliczane przez Wnioskodawcę ryczałtem są uznawane jako koszty poniesione ze środków PFRON.

IX.4. Przychód projektu

1. Planowane przychody projektu muszą zostać wydatkowane na sfinansowanie kosztów kwalifikowalnych projektu.
2. Przychody uzyskane w wyniku realizacji projektu, niezaplanowane w budżecie projektu, pomniejszają wysokość udzielonego dofinansowania.

IX.5. Koszty osobowe personelu projektu

1. Personelem projektu są osoby, które osobiście wykonują zadania w ramach projektu, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnego, osoby samozatrudnione, osoby wykonujące świadczenia w formie wolontariatu. Koszty wynagrodzenia personelu projektu wykazywane są w budżecie projektu w kategorii „Koszty osobowe personelu merytorycznego”.
2. Za kwalifikowalne uznaje się wynagrodzenie wraz z obowiązkowymi składkami na ubezpieczenia społeczne należnymi od pracownika i pracodawcy oraz innymi obowiązkowymi składkami lub wpłatami wynikającymi z przepisów prawa (m.in. Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych). Kwalifikowalne jest wynagrodzenie w części odpowiadającej zaangażowaniu pracownika do realizacji projektu.
3. W sytuacji, gdy Wnioskodawca zatrudnia do realizacji projektu osobę z niepełnosprawnością, za kwalifikowalne uznaje się wynagrodzenie pomniejszone o miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia tego pracownika uzyskane przez Wnioskodawcę w ramach art. 26a ustawy o rehabilitacji.
4. Koszty wynagrodzenia osoby zatrudnionej w projekcie na podstawie umowy cywilnoprawnej, która jest jednocześnie zatrudniona u Wnioskodawcy (lub w jednostkach organizacyjnych Wnioskodawcy) na podstawie umowy o pracę są kwalifikowalne, o ile:
   1. w ramach umowy cywilnoprawnej pracownik wykonuje pracę rodzajowo różną od pracy wykonywanej na podstawie stosunku pracy (dotyczy osób zatrudnionych w tym samym projekcie na podstawie umowy o pracę oraz na podstawie umowy cywilnoprawnej);
   2. łączne zaangażowanie w realizację zadań wykonywanych zarówno na podstawie umowy o pracę jak również umowy cywilnoprawnej nie przekracza 276 godzin miesięcznie;
   3. osoba ta prowadzi ewidencję godzin oraz zadań wykonanych w ramach projektu.
5. Koszty wynagrodzenia osoby zatrudnionej w projekcie na podstawie więcej niż jednej umowy cywilnoprawnej lub zatrudnionej w więcej niż jednym projekcie dofinansowanym ze środków PFRON są kwalifikowalne, o ile:
   1. łączne zaangażowanie w realizację zadań wykonywanych w projekcie na podstawie więcej niż jednej umowy cywilnoprawnej nie przekracza 276 godzin miesięcznie;
   2. łączne zaangażowanie w realizację zadań we wszystkich projektach dofinansowanych ze środków PFRON nie przekracza 276 godzin miesięcznie;
   3. osoba ta prowadzi ewidencję godzin oraz zadań wykonanych w ramach projektu (w ramach każdego z projektów dofinansowanych ze środków PFRON).
6. Ewidencja, o której mowa w ust. 4 pkt 3 oraz w ust. 5 pkt 3 może podlegać weryfikacji przez PFRON. Z ewidencji musi wynikać jakie zadania, w ramach jakiej umowy i w jakich godzinach wykonywała dana osoba każdego dnia (nie jest wymagane szczegółowe wykazywanie poszczególnych czynności w ramach danej umowy).

IX.6. Zlecanie działań wykonawcy zewnętrznemu

1. W przypadku, gdy Wnioskodawca nie może samodzielnie wykonać usług będących elementem projektu dopuszcza się możliwość powierzenia wykonania tych usług wykonawcy zewnętrznemu, na podstawie pisemnie zawartej umowy. Dopuszczalny jest tylko jeden poziom zlecania usługi.
2. Pod pojęciem „powierzenia wykonania usługi wykonawcy zewnętrznemu” należy rozumieć sytuację, w której podmiot prowadzący działalność gospodarczą otrzyma zlecenie na wykonanie usługi i będzie to zlecenie realizować przy pomocy swoich pracowników. Definicja obejmuje zarówno usługi merytoryczne, jak również usługi, których wykonanie nie jest związane z działaniami merytorycznymi w projekcie.
3. Wybór wykonawcy zewnętrznego musi zostać dokonany z zachowaniem zasady bezstronności, konkurencyjności i obiektywizmu, a także z zachowaniem przepisów o zamówieniach publicznych w zakresie w jakim ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, zobowiązuje Wnioskodawcę do jej stosowania.
4. Wykonawcą zewnętrznym nie może być osoba prawna lub inny podmiot wchodzący w skład struktury organizacyjnej Wnioskodawcy. Wyklucza się także możliwość powierzenia wykonania usług podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Wnioskodawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Wnioskodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Wnioskodawcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez:
   1. uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
   2. posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji;
   3. pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
   4. pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
5. Wyłączenia osobowe i kapitałowe mają zastosowanie zarówno do usług merytorycznych, jak również usług, których wykonanie nie jest związane z działaniami merytorycznymi w projekcie.
6. Warunkiem uznania kosztów powierzenia wykonania usług za kwalifikowalne jest:
   1. w przypadku usług merytorycznych – wskazanie przez Wnioskodawcę we wniosku zakresu usług, które zamierza powierzać wykonawcom zewnętrznym i wniosek w takiej formie zostanie zatwierdzony przez PFRON;
   2. zastosowanie postanowień dotyczących rozeznania rynku lub
   3. zastosowanie trybu określonego w podrozdziale IX.7 niniejszego dokumentu – w przypadku zamówień, których wartość przekracza kwotę 170 000,00 złotych netto (tj. bez podatku VAT).
7. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia należy oszacować jego wartość w celu ustalenia, czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych (PZP).
8. Wnioskodawca udziela zamówień w ramach projektu zgodnie z właściwymi przepisami ustawy PZP lub w przypadku zamówień nieprzekraczających progu dla zamówień klasycznych, zgodnie z zasadami wynikającymi z wewnętrznych uregulowań obowiązujących u Wnioskodawcy.
9. W przypadku naruszenia przez Wnioskodawcę procedur udzielenia zamówień, PFRON może uznać całość lub część wydatków związanych z tym zamówieniem za nieprawidłowe i wezwać do wyjaśnień. W przypadku braku wyjaśnień Wnioskodawcy, PFRON może uznać wydatki poniesione w ramach tego zamówienia za niekwalifikowane.
10. W przypadku, gdy wartość usługi nie przekracza kwoty 40 tys. zł netto – Wnioskodawca zobowiązany jest do dołożenia należytej staranności, aby wydatkowanie środków PFRON nastąpiło w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny.
11. W przypadku braku wewnętrznych uregulowań dla zamówień o wartości powyżej 40 000,00 zł netto a poniżej kwoty dla progu dla zamówień klasycznych obowiązującej w danym roku, należy zrealizować następujące czynności:
    1. przygotować zapytanie ofertowe, zawierające opis towaru lub usługi, kryteria wyboru i termin składania ofert;
    2. umieścić zapytanie ofertowe na stronie internetowej Wnioskodawcy, a w przypadku braku strony internetowej, wysłać zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych (oferujących wybrane towary lub usługi) wykonawców;
    3. dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty spośród otrzymanych ofert, przy czym możliwe jest dokonanie wyboru na podstawie tylko jednej otrzymanej oferty;
    4. potwierdzić zlecenie wykonania zamówienia lub podpisać umowę z wybranym wykonawcą;
    5. udokumentować ww. czynności poprzez posiadanie co najmniej następujących dokumentów: potwierdzenia przeprowadzenia szacowania wartości zamówienia, wydruku zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej lub potwierdzenia wysłania zapytania do co najmniej trzech wykonawców, otrzymane oferty, potwierdzenia złożenia zamówienia/podpisanej umowy.
12. W przypadku wniosku wspólnego wykonawcą zewnętrznym nie może być żaden z Wnioskodawców składających wniosek wspólny – nie jest zatem możliwe zlecanie wykonania usług jednemu z Wnioskodawców przez innego Wnioskodawcę składającego wniosek wspólny.
13. Postanowienia niniejszego rozdziału dotyczące wykonawców zewnętrznych (zgodnie z definicją „wykonawcy zewnętrznego” określoną w niniejszym rozdziale) nie mają zastosowania do angażowania personelu projektu.

IX.7. Zasada konkurencyjności

1. Wnioskodawca, który nie jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, zobligowany jest do ponoszenia kosztów w ramach projektu zgodnie z zasadą konkurencyjności.
2. Zasada konkurencyjności dotyczy wszystkich zamówień wykonywanych przez wykonawcę na rzecz Wnioskodawcy w ramach projektu, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 170 tys. zł netto (tj. bez podatku VAT). Pod pojęciem „zamówienia” należy rozumieć odpłatną umowę zawieraną pomiędzy Wnioskodawcą a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, lub dostawy. Zasady konkurencyjności nie stosuje się do zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel administracyjny lub merytoryczny projektu.
3. Zamówienia sumowane są w ramach danego projektu realizowanego przez Wnioskodawcę. Wnioskodawca zobowiązany jest przeanalizować budżet projektu w celu zidentyfikowania tych zamówień, które będą się powtarzać i które mogą skutkować przekroczeniem progu, dla którego zasada konkurencyjności jest obowiązkowa.
4. Łączne spełnienie następujących kryteriów pozwala na ustalenie przez Wnioskodawcę, czy w przypadku zlecenia usług, dostaw i robót budowlanych występuje jedno zamówienie, czy też odrębne zamówienia:
   1. tożsamość przedmiotowa zamówienia – dostawy, usługi i roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu;
   2. tożsamość czasowa zamówienia – możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie;
   3. tożsamość podmiotowa zamówienia – możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę.
5. Zgodnie z zasadą konkurencyjności Wnioskodawca zobowiązany jest do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców – o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia.
6. Niezależnie od postanowień zawartych w ust. 5 Wnioskodawca zobowiązany jest do upublicznienia zapytania ofertowego – jeżeli Wnioskodawca posiada stronę internetową zobowiązany jest do zamieszczenia zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej. Zapytanie ofertowe może zostać zamieszczone w siedzibie Wnioskodawcy, w szczególności w sytuacji, gdy charakter zamówienia wskazuje, że może być to podstawowa forma dotarcia do potencjalnych wykonawców.
7. Zapytanie ofertowe musi zawierać w szczególności:
   1. opis przedmiotu zamówienia;
   2. kryteria oceny oferty;
   3. informację na temat wag punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty;
   4. informację na temat sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium;
   5. informację na temat zakresu wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia;
   6. tryb składania ofert oraz powiadamiania oferentów o wynikach prowadzonego postępowania w sprawie zamówienia;
   7. termin składania ofert, przy czym termin ten nie może być krótszy niż 5 dni roboczych od dnia upublicznienia zapytania ofertowego (w przypadku ofert składanych drogą pocztową powinna decydować data stempla pocztowego).
8. Dopuszcza się możliwość dzielenia zamówienia, tj. powierzenia wykonania danej usługi lub dostawy towarów kilku wykonawcom. Jeżeli suma części zamówienia przekracza kwotę określoną w ust. 2, Wnioskodawca zobowiązany jest do stosowania zasady konkurencyjności oraz musi wskazać w zapytaniu ofertowym, że dotyczy ono realizacji częściowych zamówień przez wykonawców. W przypadku gdy możliwe jest składanie ofert częściowych postępowanie może zakończyć się wyborem kilku wykonawców.
9. Zamówienie nie może zostać udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Wnioskodawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Wnioskodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Wnioskodawcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez:
   1. uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
   2. posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji;
   3. pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
   4. pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
10. Potencjalny wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych, o których mowa w ust. 9. Wyłączenia kapitałowe lub osobowe nie mają zastosowania do zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel administracyjny lub merytoryczny projektu.
11. Wybór najkorzystniejszej oferty dokonywany jest w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria. Wybór oferty musi zostać udokumentowany protokołem, sporządzonym w formie pisemnej. Protokół jest dokumentem potwierdzającym prawidłowość wyboru wykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności i musi zawierać co najmniej:
    1. informację do jakich co najmniej trzech potencjalnych wykonawców Wnioskodawca wysłał zapytanie ofertowe lub informację o tym, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców wraz z uzasadnieniem wskazującym na obiektywne przesłanki potwierdzające ten fakt;
    2. informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego;
    3. wykaz ofert, które wpłynęły do Wnioskodawcy w odpowiedzi na zapytanie ofertowe wraz ze wskazaniem daty wpływu oferty do Wnioskodawcy oraz z podaniem tych danych z ofert, które stanowią odpowiedź na kryteria oceny ofert;
    4. informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny, sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium;
    5. wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru;
    6. datę sporządzenia protokołu i podpis Wnioskodawcy lub osoby upoważnionej przez Wnioskodawcę do podejmowania czynności w jego imieniu.
12. Do protokołu, o którym mowa w ust. 11, Wnioskodawca załącza:
    1. potwierdzenie udokumentowania publikacji zapytania na stronie internetowej;
    2. złożone oferty wraz z oświadczeniami wykonawców o braku powiązań kapitałowych lub osobowych;
    3. oświadczenie/oświadczenia Wnioskodawcy o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty – podpisane przez Wnioskodawcę lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wnioskodawcy lub osoby wykonujące w imieniu Wnioskodawcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy.
13. Po zakończeniu postępowania Wnioskodawca bezzwłocznie informuje każdego wykonawcę, który złożył ofertę o wyniku postępowania. Jeżeli Wnioskodawca posiada stronę internetową – zobowiązany jest do zamieszczenia bezzwłocznie na stronie internetowej informacji dotyczących zakończonego postępowania (w tym o wyborze najkorzystniejszej oferty) oraz ogłoszenia o udzieleniu zamówienia. Z wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności wykonawcą (wykonawcami) Wnioskodawca zawiera w formie pisemnej umowę o wykonanie zamówienia.
14. Zasadę konkurencyjności uważa się za spełnioną w przypadku, gdy Wnioskodawca pomimo wysłania zapytania ofertowego do trzech potencjalnych wykonawców i upublicznienia zapytania ofertowego otrzymał tylko jedną ważną ofertę.

Załączniki

1. Załącznik nr 1: Formularz wniosku o dofinansowanie w ramach modułu I „Instytucje”.
2. Załącznik nr 2: Formularz deklaracji przyjęcia osób z niepełnosprawnością na staże zawodowe w ramach modułu II „Staże zawodowe” programu „Stabilne zatrudnienie – osoby niepełnosprawne w administracji i służbie publicznej”.
3. Załącznik nr 3: Formularz wniosku o dofinansowanie w ramach modułu II „Staże zawodowe”.
4. Załącznik nr 4: Wzór umowy o dofinansowanie w ramach modułu I „Instytucje”.
5. Załącznik nr 5: Wzór umowy o dofinansowanie w ramach modułu II „Staże zawodowe”.
6. Załącznik nr 6: Wzór umowy o dofinansowanie w ramach modułu II „Staże zawodowe” (wniosek wspólny).
7. Załącznik nr 7: Wytyczne w zakresie organizacji staży zawodowych w ramach modułu II „Staże zawodowe”.
8. Załącznik nr 8: Instrukcja rozpatrywania, monitorowania oraz ewaluacji wniosków złożonych w ramach programu.
9. Załącznik nr 9: Informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.