Załącznik nr 2

Opis przedmiotu zamówienia
(OPZ)

Świadczenie usługi polegającej na wykonywaniu funkcji Inspektora Ochrony Danych w Państwowym Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

	
Spis treści

1	INFORMACJE OGÓLNE
2	OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
3	WYMAGANIA WOBEC WYKONAWCY
4	WYKAZ OŚWIADCZEŃ ORAZ DOKUMENTÓW W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
5	DODATKOWE INFORMACJE

1	INFORMACJE OGÓLNE
1.1	Zamawiający: 				Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób   
Niepełnosprawnych 
zwany dalej PFRON lub Zamawiającym
1.2	Adres Zamawiającego: 			00-828 Warszawa, Al. Jana Pawła II 13
1.3	Adres realizacji zamówienia:
			00-828 Warszawa, Al. Jana Pawła II 11
			00-828 Warszawa, Al. Jana Pawła II 13
			00-828 Warszawa, Al. Jana Pawła II 15
			01-217 Warszawa, ul. Kolejowa 19
			00-874 Warszawa, ul. Sienna 63
			02-021 Warszawa, ul. Grójecka 19/25
			50-053 Wrocław, ul. Szewska 6/7
			87-100 Toruń, ul. Szosa Chełmińska 28
			20-422 Lublin, ul. W. Kunickiego 59
			65-021 Zielona Góra, ul. Dąbrowskiego 25A
			90-353 Łódź, ul. Kilińskiego 169
			31-406 Kraków, ul. 29 Listopada 130
			45-011 Opole, ul. Koraszewskiego 8/16
			35-310 Rzeszów, ul. Rejtana 10
			15-483 Białystok, ul. Fabryczna 2
			80-266 Gdańsk, ul. Grunwaldzka 184
			40-950 Katowice, Pl. Grunwaldzki 8-10/8
			25-955 Kielce, Al. IX Wieków Kielc 3
			10-508 Olsztyn, ul. A. Mickiewicza 21/23
			60-573 Poznań, ul. Lindego 4
			70-111 Szczecin, ul. Powstańców Wielkopolskich 33
1.4	Prowadzący sprawę:			Aneta Janduła
			ul. Kolejowa 19 , 01-217 Warszawa
			tel. 22 50 55 736
			ajandula@pfron.org.pl
1.5	Godziny urzędowania:			od poniedziałku do piątku w przedziale czasowym 
od godz. 7:45-8:45 do 15:45-16:45
1.6	Przedmiot usługi:			Świadczenie usług Inspektora Ochrony Danych
1.7	Czas przewidziany na realizację zadania: od daty podpisania umowy do 31.12.2018 r. 

2	OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Świadczenie usługi polegającej na wykonywaniu funkcji Inspektora Ochrony Danych w Państwowym Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na zasadach opisanych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane dalej RODO) oraz w innych obowiązujących krajowych przepisach prawa z zakresu ochrony danych osobowych.
2.1	Zakres zamówienia oraz termin realizacji 
2.1.1	Zakres zadań zamówienia 
Zakres zadań zamówienia powinien obejmować w szczególności:
2.1.1.1	  informowanie administratora (lub podmiotu przetwarzającego) oraz pracowników Zamawiającego, którzy przetwarzają dane osobowe o spoczywających na nich obowiązkach wynikających z RODO oraz innych przepisów o ochronie danych osobowych i doradzanie im w tym zakresie;
2.1.1.2	  monitorowanie przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych u Zamawiającego poprzez wykonywanie audytów, sprawozdań i kontroli, zgodnie z przyjętymi przez Administratora Danych planami w tym zakresie;
2.1.1.3	  udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania, zgodnie z art. 35 RODO;
2.1.1.4	  nadzorowanie opracowywania, tworzenia i aktualizacji regulacji wewnętrznych dotyczących ochrony danych osobowych;
2.1.1.5	  opiniowanie stosowanych u Zamawiającego klauzul umownych, projektów umów powierzania przetwarzania danych osobowych;
2.1.1.6	  opracowywanie opinii/wystąpień dla Administratora Danych, w zakresie realizowanych procesów, związanych z przetwarzaniem danych;
2.1.1.7	  udzielanie niezbędnych zaleceń w zakresie ochrony danych osobowych oraz monitorowanie ich wykonania;

2.1.1.8	  przeprowadzanie szkoleń dla pracowników Zamawiającego w zakresie ochrony danych osobowych w rozmiarze co najmniej 1 cyklu szkoleniowego w ciągu roku oraz w zależności od potrzeb;
2.1.1.9	  współpraca z organem nadzorczym ds. ochrony danych osobowych;
2.1.1.10	pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami;
2.1.1.11	prowadzenie dokumentacji przetwarzania danych osobowych, w tym prowadzenie i aktualizacja :
- rejestru czynności przetwarzania danych osobowych,
- rejestru kategorii przetwarzania danych osobowych,
- rejestru upoważnień do przetwarzania danych osobowych,
- rejestru umów powierzenia przetwarzania danych osobowych,
- rejestru naruszeń przetwarzania danych osobowych;
2.1.1.12	rozpatrywanie zapytań i skarg osób, których dane dotyczą;
2.1.1.13	zatwierdzanie wniosków oraz nadawanie upoważnień z zakresu przetwarzania danych osobowych w imieniu Administratora Danych Osobowych;
2.1.1.14	zgłoszenia naruszeń oraz przeprowadzanie wewnętrznych postępowań wyjaśniających w przypadku powstałych naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych oraz ich ewidencjonowanie;
2.1.1.15	prowadzenie DPIA;
2.1.1.16	doradztwo w toku postępowań kontrolnych, w tym bieżące wsparcie w przypadku przeprowadzania kontroli przez UODO oraz pomoc we wdrożeniu ewentualnych zaleceń pokontrolnych;
2.1.1.17	nadzór nad procesem powierzania danych osobowych zewnętrznym podmiotom;
2.1.2	Termin realizacji usługi: od daty podpisania umowy do 31.12.2018 r. 

2.2	Warunki zamówienia oraz płatności 
2.2.1	Posiadanie przez Wykonawcę polisy ubezpieczeniowej na co najmniej 5 mln zł (słownie: pięć milionów złotych) od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, pod rygorem zapłaty kar umownych.
2.2.2	Wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie w okresach miesięcznych na podstawie prawidłowo wystawionej faktury przez Wykonawcę w terminie do 14 dni od daty otrzymania jej przez Zamawiającego. Warunkiem wystawienia faktury przez Wykonawcę jest akceptacja przez Zamawiającego raportu miesięcznego z wykonanych prac, będących przedmiotem umowy. Forma raportu zostanie ustalona z Wykonawcą po podpisaniu umowy. 
2.2.3	Ilekroć w dokumencie mowa o dniach, oznacza to dni robocze (od poniedziałku do piątku w przedziale czasowym od 7.45 - 8.45 do 15.45 -16.45).
2.3	Miejsce świadczenia usługi 
2.3.1	Usługa świadczona będzie:
•	w formie dyżurów realizowanych przez jeden dzień każdego tygodnia w siedzibie Zamawiającego;
•	przez pozostałe dni w tygodniu w formie konsultacji, porad, poprzez kontakt telefoniczny i e-mail – bez ograniczeń. 
W trakcie realizacji usług sposób ich świadczenia może ulec zmianie, stosownie do uzgodnień Stron potwierdzonych na piśmie w formie aneksu do umowy. 
3	WYMAGANIA WOBEC WYKONAWCY 

3.1	Wykonawca musi dysponować potencjałem technicznym oraz osobami o odpowiednich kompetencjach do wykonywania przedmiotowego zadania z wyszczególnieniem jednej osoby, która będzie pełnić funkcję Inspektora Ochrony Danych.
3.2	Wyznaczone osoby, o których mowa w pkt. 3.1 (w szczególności osoba mająca pełnić funkcję Inspektora Ochrony Danych), na dzień złożenia oferty, muszą spełnić poniższe warunki:
3.2.1	posiadać co najmniej 2-letnie doświadczenie w projektowaniu, wdrażaniu oraz utrzymaniu systemów ochrony danych osobowych;

3.2.2	posiadać co najmniej 2-letnie doświadczenie w prowadzeniu audytów z zakresu ochrony danych osobowych;
3.2.3	posiadać co najmniej 2-letnie doświadczenie w zakresie systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji (najlepiej zgodny z ISO/ IEC 27001) , czyli strategią działania w zakresie zapewniania właściwej ochrony informacji przed szeroką gamą zagrożeń poprzez wdrażanie odpowiedniego systemu zabezpieczeń.
3.2.4	Wykażą:
3.2.4.1	  że posiadają wiedzę na temat krajowych i europejskich przepisów i praktyk w zakresie ochrony danych, w tym zrozumienie RODO;
3.2.4.2	  zrozumienie przeprowadzanych procesów przetwarzania w PFRON poprzez przedstawienie proponowanych działań możliwych do wdrożenia w PFRON;
3.2.4.3	  zrozumienie technologii informacyjnych i bezpieczeństwa danych;
3.2.4.4	  znajomość sektora publicznego;
3.2.4.5	  doświadczenie w promowania kultury ochrony danych w organizacji poprzez publikacje, webinaria, biuletyny, prezentacje itp.
4	WYKAZ OŚWIADCZEŃ ORAZ DOKUMENTÓW W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
4.1	Oświadczenie Wykonawcy, odnośnie braku prowadzenia względem niego postępowania upadłościowego, bądź innego postępowania zmierzającego do likwidacji przedsiębiorstwa Wykonawcy.
4.2	Dokumenty potwierdzające doświadczenie, o których mowa w pkt. 3.2.1 - 3.2.3 poprzez wykaz usług, przeprowadzonych/przeprowadzanych projektów czy działań, o których mowa w ww. punktach ze wskazaniem daty oraz nazwy organizacji wraz danymi teleadresowymi do celów weryfikacyjnych, dla której przeprowadzone były usługi w określonym zakresie, 
Wykaz usług/projektów, działań należy przygotować w formie pisemnej stanowiącej załącznik do złożonej oferty
4.3	Dokumentami potwierdzającymi doświadczenie opisane w pkt. 3.2.4 będzie :
•	dla pkt. 3.2.4.1 Wykaz projektów wdrożeniowych RODO w organizacjach ze wskazaniem daty oraz nazwy organizacji wraz danymi teleadresowymi do celów weryfikacyjnych, dla której przeprowadzone były projekty
•	dla pkt. 3.2.4.2 przedstawianie w formie pisemnej projektu proponowanych działań w zakresie procesów, które może/powinien wprowadzić PFRON
•	dla pkt. 3.2.4.3. przedstawienie wykazu przeprowadzonych projektów i/lub przedstawienie kompetencji/doświadczenia w zakresie technologii informacyjnych i bezpieczeństwa danych, którymi odznacza się osoba wyznaczona przez Wykonawcę do świadczenia usług opisanym w przedmiocie zamówienia. 
•	dla pkt. 3.2.4.4. doświadczenie w zakresie realizacji projektów dla sektora publicznego
•	dla pkt. 3.2.4.5. wykaz publikacji, webinariów, biuletynów , prezentacji, szkoleń lub innych działań zmierzających do rozpowszechnienia wiedzy w zakresie ochrony danych osobowych. 
4.4	Do załączonych wykazów i dokumentów, o których mowa w pkt 4.2 i 4.3 możliwe jest dołączenie referencji. 
5	DODATKOWE INFORMACJE
5.1	Wykonawca może złożyć jedną ofertę. Oferta może zawierać kilka wariantów współpracy. 
5.2	Treść oferty musi być zgodna z treścią zapytania ofertowego.
5.3	Oferta wraz z załącznikami musi być sporządzona w sposób czytelny.
5.4	Złożona oferta musi uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia.
5.5	Wszystkie zmiany dokonywane przez Wykonawcę w treści oferty przed je złożeniem muszą być parafowane przez Wykonawcę, pod rygorem nieważności.
5.6	Oferta oraz wszystkie załączniki muszą być podpisane przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze sądowym lub w innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy, albo przez pełnomocnika Wykonawcy.

5.7	Oferta wraz z załącznikami musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę lub złożony wraz z ofertą sporządzany w języku innym niż polski musi być złożony z tłumaczeniem na język polski. 
5.8	Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem oferty. 
5.9	Wykonawca będzie zobowiązany do zachowania poufności wszystkich informacji uzyskanych w trakcie realizacji zamówienia.
5.10	Istotne postanowienia umowy, załączone do zapytania ofertowego, mogą podlegać zmianom. W sytuacji, gdy Wykonawca będzie wnioskował o zmianę ich zapisów, na etapie składania oferty Wykonawca winien przedłożyć proponowaną przez niego treść zapisu.