Procedury realizacji programu "Zajęcia klubowe w WTZ" - PFRON

I. Nazwa programu

Program „Zajęcia klubowe w WTZ”.

II. Definicje pojęć

Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

1. programie – należy przez to rozumieć program „Zajęcia klubowe w WTZ”;
2. PFRON – należy przez to rozumieć Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
3. monitorowaniu – należy przez to rozumieć proces systematycznego zbierania i analizowania ilościowych i jakościowych informacji na temat programu w aspekcie finansowym i rzeczowym;
4. osobie niepełnosprawnej – należy przez to rozumieć osobę, o której mowa w art. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
5. ustawie o rehabilitacji – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
6. WTZ – należy przez to rozumieć warsztaty terapii zajęciowej;
7. wystąpieniu – należy przez to rozumieć wystąpienie samorządu powiatowego o przyznanie środków finansowych PFRON na realizację programu;
8. zajęciach klubowych – należy przez to rozumieć zajęcia, o których mowa w art. 10g-10h ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;
9. wniosku – należy przez to rozumieć wniosek podmiotu prowadzącego WTZ o dofinansowanie prowadzenia zajęć klubowych w ramach programu;
10. roku realizacyjnym – należy przez to rozumieć cykl realizacji programu w okresie od dnia 1 lutego danego roku kalendarzowego do dnia 31 stycznia kolejnego roku kalendarzowego;
11. Wnioskodawcy – należy przez to rozumieć podmiot prowadzący WTZ, który złożył wniosek w ramach programu zgodnie z zapisami niniejszej procedury;
12. Realizatorze – należy przez to rozumieć samorząd powiatowy, który przystąpił do realizacji programu.

III. Podstawa prawna programu

Podstawą prawną uruchomienia i realizacji programu jest art. 47 ust. 1 pkt 4a ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

IV. Postanowienia ogólne

1. W programie, stanowiącym załącznik do uchwały Rady Nadzorczej PFRON, określone zostały w szczególności:
   1. cele programu – w rozdziale IV programu;zasięg i okres realizacji programu – w rozdziale X programu;
   2. beneficjenci, adresaci programu i podmioty udzielające pomocy w ramach programu – w rozdziale V programu;
   3. warunki uczestnictwa w programie – w rozdziale VI programu;
   4. tryb postępowania – w rozdziale VII programu;
   5. zakres pomocy – w rozdziale VIII programu;
   6. źródła finansowania programu – w rozdziale IX programu;
   7. realizatorzy programu – w rozdziale XI programu
2. W procedurach, stanowiących integralną część programu, uregulowane zostały:
   1. zasady składania i tryb rozpatrywania wniosków i wystąpień oraz udzielania dofinansowań;
   2. zasady finansowania i wydatkowania oraz sprawozdawczości z wykorzystania środków PFRON;
   3. zadania poszczególnych realizatorów programu

V. Zasady składania i tryb rozpatrywania wniosków i wystąpień oraz udzielania dofinansowań

1. Wnioski o dofinansowanie w ramach programu składane są corocznie przez podmioty prowadzące WTZ w wyznaczonej przez starostę jednostce organizacyjnej samorządu powiatowego właściwego terytorialnie dla siedziby WTZ, w terminie wskazanym przez samorząd powiatowy.
2. Termin przyjmowania wniosków oraz tryb ich realizacji, a także informację, że program jest finansowany ze środków PFRON, samorząd powiatowy podaje do publicznej wiadomości.
3. Wniosek o dofinansowanie, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać w szczególności informacje dotyczące liczby beneficjentów według stanu faktycznego na miesiąc złożenia wniosku, z rozróżnieniem:
   1. liczby osób niepełnosprawnych, które były uczestnikami danego WTZ i opuściły go w związku z podjęciem zatrudnienia, a które są beneficjentami programu zgodnie z zapisem w rozdz. V ust. 1 pkt 1) programu;
   2. liczby osób niepełnosprawnych znajdujących się na prowadzonej przez podmiot prowadzący WTZ liście osób (o której mowa w art. 10f ust. 2a ustawy o rehabilitacji), których zgłoszenie do uczestnictwa w warsztacie zostało zatwierdzone i które nie rozpoczęły terapii w WTZ;
   3. do wniosku należy dołączyć projekt planu działalności oraz regulaminu organizacyjnego zajęć klubowych, o których mowa w rozdz. VII ust. 4 pkt 1) i 2).
4. Na podstawie wniosków, o których mowa w ust. 1-3 samorząd powiatowy, w terminie o którym mowa w ust. 5, składa wystąpienie o przyznanie środków finansowych na realizację programu do Oddziału PFRON właściwego terytorialnie dla siedziby władz samorządu powiatowego. Formularz wystąpienia stanowi Załącznik nr 1 do procedur.
5. Przez termin naboru wystąpień o przyznanie środków finansowych na realizację programu, o którym mowa w rozdz. VII ust. 2 programu, należy rozumieć dwie odrębne tury naboru wystąpień w roku realizacyjnym:
   1. I tura: dla zajęć klubowych w WTZ, które odbywać się będą przez pełen rok realizacyjny (tj. od dnia 1 lutego do dnia 31 stycznia kolejnego roku kalendarzowego), termin naboru wystąpień wyznacza się w okresie od dnia 1 do dnia 30 listopada w roku kalendarzowym poprzedzającym rok realizacji programu;
   2. II tura: dla zajęć klubowych, które mają zostać uruchomione i prowadzone od drugiej połowy roku realizacyjnego (tj. od dnia 1 sierpnia do dnia 31 stycznia danego roku realizacyjnego), oraz w przypadku WTZ prowadzących zajęcia klubowe, w których od momentu zakończeniu terminu pierwszej tury naboru wystąpień zwiększyła się liczba beneficjentów, termin drugiej tury naboru wystąpień wyznacza się w okresie od dnia 1 czerwca do dnia 30 czerwca danego roku.
6. Oddziały PFRON dokonują weryfikacji formalnej wystąpień złożonych bezpośrednio, w elektronicznym obiegu dokumentów lub otrzymanych za pomocą operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe. Niezwłocznie po dokonaniu weryfikacji formalnej złożonych wystąpień Oddziały PFRON składają do Biura PFRON zapotrzebowanie na środki finansowe w ramach programu.
7. Biuro PFRON dokonuje podziału środków dla Oddziałów PFRON na podstawie złożonych przez Oddziały PFRON zapotrzebowań, o których mowa w ust. 6.
8. Podziału środków finansowych na realizację programu dla samorządów powiatowych dokonują Pełnomocnicy Zarządu PFRON w Oddziałach PFRON. Kwota przeznaczona na realizację programu przez samorząd powiatowy dotyczy środków na dofinansowanie zajęć klubowych w WTZ oraz środków na obsługę realizacji programu przez Realizatora – do wysokości maksymalnie 2,5% kwoty przyznanej na dofinansowanie zajęć klubowych w powiecie.
9. Decyzje finansowe w programie podejmowane są do wyczerpania środków finansowych zabezpieczonych w planie finansowym PFRON na realizację programu w danym roku realizacyjnym.
10. O decyzji w sprawie złożonego wystąpienia, samorząd powiatowy jest powiadamiany przez właściwy terytorialnie Oddział PFRON nie później niż 15 dni roboczych od dnia zakończenia naboru wystąpień.
11. Samorząd powiatowy podpisuje z właściwym terytorialnie Oddziałem PFRON umowę o realizację programu, która określa obowiązki oraz uprawnienia stron. Wzór umowy stanowi Załącznik nr 2 do procedur.
12. Dofinansowanie w ramach programu udzielane jest Wnioskodawcom na zasadach określonych w umowie pomiędzy samorządem powiatowym realizującym program a Wnioskodawcą, którą strony zobowiązane są zawrzeć w ramach programu.
13. Dofinansowanie prowadzenia zajęć klubowych wypłacane jest Wnioskodawcom przez samorząd powiatowy realizujący program, w dwóch transzach w trakcie roku realizacyjnego:
    1. pierwsza transza dofinansowania - według stanu wnioskowanego w trakcie I terminu naboru wystąpień, o którym mowa w ust. 5 pkt 1), wypłacana jest Wnioskodawcom przez Realizatora w terminie określonym w umowie, o której mowa w ust. 12;
    2. druga transza dofinansowania - według stanu wnioskowanego w trakcie II terminu naboru wystąpień, o którym mowa w ust. 5 pkt 2), wypłacana jest Wnioskodawcom przez Realizatora w terminie określonym w umowie, o której mowa w ust. 12.
14. Każdego roku realizacji programu obowiązuje termin naboru wystąpień, o którym mowa w ust. 5. Wystąpienia samorządu powiatowego złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane przez PFRON.
15. Wystąpienia samorządu powiatowego realizującego program składane w kolejnych turach naboru wystąpień stanowią podstawę do zmiany umowy o realizację programu i wymagają formy pisemnej w postaci aneksu. Wzór aneksu stanowi Załącznik nr 3 do procedur.
16. Zarząd PFRON może wyznaczyć innego Realizatora w przypadku, gdy samorząd powiatowy nie przystąpi do realizacji programu.
17. W uzasadnionych przypadkach, powstałych z przyczyn niezależnych od Realizatora, dopuszcza się możliwość przywrócenia terminów określonych w niniejszych procedurach. Decyzję o przywróceniu terminu podejmują Pełnomocnicy Zarządu PFRON w Oddziałach PFRON. Ubiegając się o przywrócenie terminu, samorząd powiatowy realizujący program zobowiązany jest wskazać przyczyny uchybienia terminu.

VI. Zasady finansowania i wydatkowania oraz sprawozdawczości z wykorzystania środków PFRON

1. Wysokość miesięcznej stawki osobowej w programie obowiązującej w kolejnym roku realizacyjnym odnosi się do dotychczasowej miesięcznej stawki osobowej indeksowanej o szacowany wskaźnik inflacji wskazywany w założeniach makroekonomicznych do projektu ustawy budżetowej.
   1. w celu umożliwienia podmiotom prowadzącym WTZ wnioskowania oraz samorządom powiatowym składania wystąpień w programie w oparciu o znaną stawkę osobową na dany rok realizacyjny określenie przez Zarząd PFRON wysokości miesięcznej stawki osobowej, o której mowa w ust. 1, nastąpi do końca września bieżącego roku kalendarzowego.
   2. wysokość miesięcznej stawki osobowej w programie obowiązującej w kolejnym roku realizacyjnym zostanie podana do publicznej wiadomości przez PFRON.
2. Miesięczna stawka osobowa, o której mowa w ust. 1, to kwota kosztów uczestnictwa jednego beneficjenta programu w zajęciach klubowych w WTZ, prowadzonych zgodnie z postanowieniami zawartymi w programie i procedurach realizacji programu.
3. Wysokość i sposób przekazania środków finansowych przyznanych na realizację programu, oraz termin i sposób ich rozliczenia, w tym zasady sprawozdawczości, określa umowa o realizację programu, o której mowa w rozdz. V ust. 11 procedur, zawarta pomiędzy Realizatorem a Oddziałem PFRON.
4. Przekazane przez PFRON na podstawie umowy środki finansowe na realizację programu zostaną przeznaczone przez samorząd powiatowy na udzielenie Wnioskodawcom dofinansowania kosztów prowadzenia zajęć klubowych, z uwzględnieniem postanowień z rozdz. IX ust. 6 programu.
5. Dofinansowanie zajęć klubowych dla Wnioskodawców, o którym mowa w ust. 4, jest przyznawane przez samorząd powiatowy ze środków PFRON w formie ustalonej miesięcznej stawki osobowej. Rozliczenie dofinansowania nastąpi po dostarczeniu przez Wnioskodawcę rocznego sprawozdania, o którym mowa w ust. 7.
6. Dofinansowanie przyznane w ramach programu może być wykorzystane wyłącznie na działalność związaną z prowadzeniem zajęć klubowych, w szczególności na:
   1. działania na rzecz beneficjentów programu zgodne z celem programu opisanym w rozdz. IV programu oraz zakresem pomocy wymienionym w rozdz. VIII programu;
   2. niezbędne wydatki rzeczowe i osobowe związane z prowadzeniem zajęć klubowych w WTZ, takie jak transport, materiały do terapii, wynagrodzenia, wyposażenie, koszty utrzymania i inne, niezbędne do prowadzenia zajęć klubowych w ramach programu.
7. Warunkiem otrzymania przez Wnioskodawcę dofinansowania w ramach programu jest zobowiązanie do złożenia samorządowi powiatowemu rocznego sprawozdania z zakresu i sposobu wykorzystania otrzymanego dofinansowania, z uwzględnieniem w szczególności:
   1. liczby beneficjentów programu, którzy zostali objęci wsparciem w postaci zajęć klubowych, z rozróżnieniem na:
      1. liczbę osób niepełnosprawnych, które były uczestnikami WTZ i opuściły go w związku z podjęciem zatrudnienia;
      2. liczbę osób niepełnosprawnych znajdujących się na prowadzonej przez podmiot prowadzący WTZ liście osób (o której mowa w art. 10f ust. 2a ustawy o rehabilitacji), których zgłoszenie do uczestnictwa w warsztacie zostało zatwierdzone i które nie rozpoczęły terapii w WTZ;
   2. zakresu godzinowego zajęć klubowych miesięcznie w okresie realizacji programu;
   3. informacji o ogólnej frekwencji w zajęciach klubowych w poszczególnych miesiącach roku sprawozdawczego;
   4. wskazania formuły organizacji zajęć klubowych dotyczącej formy i metody pracy z uczestnikami zajęć klubowych;
   5. przedłożenia regulaminu zajęć klubowych;
   6. informacji o wykorzystaniu środków finansowych w ramach programu.
8. Wysokość i sposób przekazania dofinansowania, oraz termin i zasady sprawozdawczości z wykorzystania otrzymanego dofinansowania, określa umowa zawarta pomiędzy Realizatorem a prowadzącym WTZ, o której mowa w rozdz. V ust. 12 procedur.

VII. Zadania poszczególnych realizatorów programu

1. Do zadań Zarządu PFRON należy:
   1. zatwierdzenie procedur realizacji programu;
   2. wnoszenie do Rady Nadzorczej PFRON projektów modyfikacji programu;
   3. określenie miesięcznej stawki osobowej przypadającej na jednego beneficjenta programu w danym roku realizacji;
   4. kontrola nad wykorzystaniem środków PFRON przekazywanych na realizację programu.
2. Do zadań Oddziałów PFRON należy postępowanie zgodnie z zakresem określonym w programie oraz procedurach jego realizacji, w tym przede wszystkim:
   1. prowadzenie naboru wystąpień i przekazywanie PFRON zapotrzebowania na pomoc finansową w ramach programu;
   2. współpraca z samorządem powiatowym w zakresie realizacji programu, w szczególności:
      1. przyjmowanie od samorządu powiatowego wystąpień o przyznanie środków finansowych PFRON na realizację programu;
      2. zawieranie umów z samorządem powiatowym;
      3. przekazywanie środków finansowych oraz przyjmowanie sprawozdań z realizacji programu.
3. Do zadań samorządu powiatowego należy postępowanie zgodnie z zakresem określonym w programie oraz procedurach jego realizacji, w tym przede wszystkim:
   1. opracowanie zasad zbierania i rozpatrywania wniosków prowadzących WTZ;
   2. opracowanie i udostępnienie formularzy niezbędnych do realizacji programu na terenie powiatu, w tym w szczególności opracowanie wzoru umowy z WTZ, formularza wniosku i formularza sprawozdania składanego przez WTZ;
   3. przyjmowanie wniosków WTZ o dofinansowanie w ramach programu i podejmowanie decyzji w sprawie przyznania dofinansowania prowadzącym WTZ;
   4. zawieranie umów o dofinansowanie z WTZ;
   5. obsługa umów zawieranych z prowadzącymi WTZ;
   6. monitorowanie prawidłowości wykorzystania przekazanych środków PFRON;
   7. składanie do Oddziału PFRON, do dnia 15 lutego roku następującego po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym program był realizowany, zbiorczego sprawozdania o zakresie i sposobie wykorzystania środków przekazanych na realizację programu, zawierającego w szczególności:
      1. wskazanie liczby WTZ, które otrzymały dofinansowanie na prowadzenie zajęć klubowych;
      2. wskazanie liczby uczestników zajęć klubowych w WTZ, które zostały objęte programem w obrębie terytorialnym powiatu;
      3. oraz inne informacje,
         zgodnie ze wzorem sprawozdania stanowiącym załącznik do umowy, o której mowa w rozdz. V ust. 11.
   8. przekazywanie do Oddziału PFRON innych informacji związanych z realizacją programu, o które może wystąpić PFRON.
4. Do zadań prowadzącego WTZ, zainteresowanego prowadzeniem zajęć klubowych w ramach programu, należy uruchomienie i prowadzenie zajęć klubowych dla beneficjenta lub beneficjentów programu, zgodnie z postanowieniami zawartymi w programie i procedurach realizacji programu W związku z prowadzeniem zajęć klubowych w ramach programu, WTZ zobowiązany jest do ustalenia szczegółowego zakresu i organizacji zajęć klubowych, w szczególności do:
   1. przygotowania planu działalności zajęć klubowych, określającego między innymi formułę organizacji zajęć klubowych - formę i metody pracy z beneficjentami zajęć klubowych;
   2. opracowania regulaminu organizacyjnego zajęć klubowych zatwierdzonego przez podmiot prowadzący WTZ. Regulamin organizacyjny zajęć klubowych określać ma w szczególności:
      1. prawa i obowiązki uczestnika zajęć klubowych, w tym możliwość korzystania przez beneficjenta z dofinansowywanych w ramach programu zajęć klubowych wyłącznie w jednym WTZ;
      2. organizację pracy i zajęć;
   3. w związku z prowadzeniem zajęć klubowych w ramach programu WTZ zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji zawierającej informacje dotyczące podstawy zakwalifikowania osoby niepełnosprawnej do udziału w zajęciach klubowych w WTZ;
   4. w związku z prowadzeniem zajęć klubowych w ramach programu prowadzący WTZ zobowiązany jest do wypełniania obowiązku sprawozdawczości, o którym mowa w rozdziale VI ust. 7.
5. Do zadań Biura PFRON należy postępowanie zgodnie z zakresem określonym w programie oraz procedurach jego realizacji, w tym przede wszystkim:
   1. zarządzanie i koordynacja realizacji programu;
   2. przyznawanie limitów środków finansowych dla Oddziałów PFRON;
   3. opracowanie ramowego wzoru umowy o realizację programu przez samorząd powiatowy, formularza wystąpienia o przyznanie środków finansowych na realizację programu, formularza sprawozdania samorządu powiatowego z realizacji programu oraz wzoru formularza informacji o wydzielonym rachunku bankowym;
   4. monitorowanie realizacji programu.
6. Do spraw nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosuje się postanowienia ustawy o rehabilitacji oraz rozporządzenia w sprawie warsztatów terapii zajęciowej.

Załączniki:

Załącznik nr 1 do procedur: Wystąpienie o przyznanie środków PFRON na realizację programu „Zajęcia klubowe w WTZ” (wzór) (informacje o pliku)

Załącznik nr 2 do procedur: Umowa o realizację przez Samorząd powiatowy programu „Zajęcia klubowe w WTZ" (wzór) (informacje o pliku)

Załącznik nr 3 do procedur: Aneks do umowy o realizację programu „Zajęcia klubowe w WTZ” (wzór) (informacje o pliku)