Szczegóły komunikatu - PFRON

Zapytanie ofertowe dotyczy wykonania projektu graficznego serwisu internetowego PFRON i PFRON BIP oraz jego wdrożenia wraz z systemem zarządzania treścią (CMS)

Nazwa i adres Zamawiającego

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

Al. Jana Pawła II 13

00-828 Warszawa

Adres strony internetowej: www.pfron.org.pl

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na wykonaniu projektu graficznego serwisu internetowego PFRON oraz jego wdrożenia wraz z systemem zarządzania treścią (CMS), opartym nalicencji open-source oraz wsparciem technicznym przeniesieniem autorskich praw majątkowych, praw pokrewnych do wszystkich produktów (w tym kodów źródłowych, dokumentacji, skryptów konfiguracyjnych itp.) wytworzonych w ramach ww. usług(wsparciem technicznym przez cały okres trwania Umowy), usługami gwarancyjnymi, z uwzględnieniem wymagań wynikających z bieżących oczekiwań użytkowników i konsultantów.

Budowane serwisy PFRON i PFRON BIP muszą być całkowicie dostępne dla użytkowników z wszelkimi niepełnosprawnościami, dla seniorów i wszystkich innych użytkowników internetu. Wymóg dostępności serwisu wynika z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

Zgodnie z tym Rozporządzeniem serwisy internetowe realizujące zadania publiczne muszą być zgodne z WCAG 2.0 na poziomie A i AA.

W ramach współpracy z wyłonionym Dostawcą, Zamawiający przekaże założenia i wytyczne dotyczące dostępności. Także w ramach dalszych prac nad projektem graficznym i wdrożeniem budowanego serwisu Zamawiający będzie pełnił stały monitoring wdrożenia, począwszy od prac na projektem graficznym, aż po ostateczną wersję serwisu PFRON.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do powołania eksperta zewnętrznego, który będzie świadczył monitoring wdrożenia, począwszy od prac nad projektem graficznym, aż po ostateczną wersję serwisu Funduszu, w imieniu Zamawiającego.

Serwis ma umożliwić Zamawiającemu tworzenie oraz publikowanie nowych zasobów z wykorzystaniem funkcjonalności systemu zarządzania treścią (CMS), przy czym wszystkie moduły i funkcjonalności muszą być integralną częścią systemu.

Elementy składowe usługi stanowią:

1. wykonanie projektu graficznego serwisu internetowego PFRON i PFRON BIP, w tym przygotowanie niezbędnej dokumentacji,
2. wykonanie, uruchomienie i wdrożenie serwisu internetowego PFRON na sprzęcie wskazanym przez Zamawiającego, w tym dostarczenie niezbędnego oprogramowania (CMS) oraz przygotowanie dokumentacji, w szczególności podręczników użytkownika dla administratorów i dla redaktorów serwisu,
3. Wykonanie dodatkowych elementów zamówienia:
   1. modułu wyszukiwarki NGO,
   2. modułu kontaktowego,
4. dokonanie migracji treści z obecnie funkcjonującego serwisu PFRON i PFRON BIP,
5. wsparcie techniczne i graficzno-programistyczne oraz gwarancja zgodnie z minimalnymi wymaganiami Zamawiającego w zakresie gwarancji (opisane w niniejszej dokumentacji), wtym:
   1. przeprowadzenie wstępnego szkolenia dla administratorów systemu CMS – ok. 3 osób,
   2. przeprowadzenie wstępnego szkolenia dla redaktorów witryny (tworzenie architektury informacji, tworzenie artykułów, podstawowe funkcje CMS) – ok. 15 osób,
   3. konsultacje i pomoc w zakresie funkcjonowania systemu CMS,
   4. modyfikacje programistyczne oraz graficzne (200 h).

Oczekiwany termin realizacji:

W zakresie pkt 1 – 5a opisu przedmiotu zamówienia Wykonawca przedstawi szczegółowy harmonogram poszczególnych etapów. Zamawiający przewiduje termin ukończenia wszystkich prac po stronie Wykonawcy do 70 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy.

W zakresie pkt 5b – 5d opisu przedmiotu zamówienia – na okres 12 miesięcy od dnia zakończenia i odbioru etapów 1 – 5a opisu przedmiotu zamówienia.

Szczegółowy opis czynności w ramach zamówienia

Wykonanie projektu graficznego

Serwis PFRON powinien być całkowicie dostępny, także w wymiarze prezentacji graficznej, dla użytkowników z wszelkimi niepełnosprawnościami, dla seniorów i wszystkich innych użytkowników Internetu. Ze względu na rolę jaką pełni PFRON, serwis www.pfron.org.pl oraz bip.pfron.org.pl powinien być wzorcowy w zakresie dostępności.

Wymóg dostępności serwisu PFRON wynika także z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

Zgodnie z tym Rozporządzeniem serwisy internetowe realizujących zadania publiczne muszą być zgodne z WCAG 2.0 na poziomie A i AA.

Szczegółowe wymaganiadot. projektu graficznego – Załącznik nr 1a

Właściwości systemu CMS (System Zarządzania Treścią)

Serwis musi wykorzystywać system zarządzania treścią (CMS), który umożliwi jego dalszy rozwój po wygaśnięciu Umowy z Wykonawcą, a w szczególności zmianę szaty graficznej, nagłówka i stopki oraz układu menu nawigacyjnego i rozmieszczenia poszczególnych elementów serwisu, budowy wtyczek i rozwój programistycznych samego CMSa.

Serwis Internetowy tworzony musi być w oparciu o standardowe oprogramowanie komputerowe (CMS) udostępnione w oparciu o licencje open-source. Wykonawca w tym przypadku dostarczy oprogramowanie komputerowe (CMS), do którego majątkowe prawa autorskie przysługują Zamawiającemu.

Wykonawca w ofercie zaproponuje wybrany produkt CMS, a Zamawiający oceni jego funkcjonalność na podstawie wdrożeń w jednostkach administracji publicznej oraz serwisach o podobnej strukturze i rozmiarze.

Szczegółowe wymagania odnośnie funkcjonalności – Załącznik nr 1b

Wymagania techniczne w zakresie dostępności

Serwis powinien zostać wykonany z zastosowaniem najlepszych praktyk w dziedzinie budowania witryn WWW.

Serwis PFRON przedstawiony do odbioru końcowego musi być zgodny ze standardami :

• W3C (World Wide Web Consortium)
• Responsive Web Design (RWD)
• Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.0)

Wytyczne techniczne w zakresie dostępności – Załącznik nr 1c

Moduł wyszukiwarki NGO

Wykonawca wykona moduł wyszukiwarki NGO realizujących projekty finansowane ze środków PFRON – opis działania i wymagana specyfikacja:

Opis modułu wyszukiwarki NGO – Załącznik nr 1d

Moduł wyszukiwarki kontaktów

Wykonawca wykona moduł wyszukiwarki kontaktów PFRON – opis działania i wymagana specyfikacja:

Opis modułu kontaktowego – Załącznik nr 1e

Dodatkowe elementy zamówienia:

1. Implementacja statystyk Google Analitycs.
   • Optymalizacja pod popularne przeglądarki:
   • Internet Explorer od wersji 8 i nowszych,
   • Opera od wersji 10 i nowszych,
   • Firefox od wersji 3 i nowszych,
   • Chrome od wersji 11 i nowszych,
   • Safari od wersji 5 i nowszych.
2. Optymalizacja pod urządzenia mobilne na systemach operacyjnych iOS, Android, Windows Phone.
3. Optymalizacja serwisu pod wyszukiwarki. Przygotowanie tagów dla wszystkich podstron serwisu. W przypadku zmiany adresu URL do podstrony ustawienie przekierowanie 301.
4. Instalacja serwisu na serwerze Wykonawcy.
5. Przetestowanie wykonanego serwisu na serwerze docelowym.

Migracja dotychczasowych treści

Wykonawca będzie zobowiązany do migracji treści z obecnego serwisu PFRON oraz PFRON BIP do nowo projektowanego serwisu. Potwierdzeniem wykonania migracji będzie raport z migracji.

Migracja danych będzie dwuetapowa:

1. Automatyczna – Zamawiający sporządzi listę działów głównych oraz delegację ich zawartości do nowego serwisu. Zostaną określone także pola, elementy szablonu stron, które będą podlegały migracji. Na tej podstawie Wykonawca dokona analizy obecnej struktury informacji zapisanych w bazie danych. Wykonawca określi sposób przeprowadzenia procesu migracji tak aby żadne dane nie uległy utracie oraz aby wszystkie elementy zachowały relacje w nowej strukturze i układzie serwisu (np. linki, obrazy, załączniki, strony z atrybutem synchronizacji z kopiami stron).
2. Ręczna – wybrane przez Zamawiającego dane (np. o specyficznym układzie, podlegające aktualizacji w trakcie procesu migracji) będą przenoszone przez Zamawiającego w ramach pracy redakcyjnej z wykorzystaniem CMS przy asyście technicznej Wykonawcy.

Obsługa Serwisu

Serwis wraz z systemem CMS będzie uruchomiony na serwerze wskazanym przez Wykonawcę w domenie www.pfron.org.pl lub/i gov.pl. Zamawiający dokona zmiany delegacji domeny na serwer wskazany przez Wykonawcę w terminie do 2 tygodni od daty podpisania protokołu odbioru końcowego ostatecznej wersji serwisu zawierającej wszystkie wymagane funkcjonalności wraz z w pełni funkcjonalnym systemem CMS i szkoleniami użytkowników.

Obsługa techniczna obejmuje:

1. usługi związane z wprowadzaniem modyfikacji w zakresie funkcjonalności opisanych w niniejszej dokumentacji na etapie ich odbioru końcowego,
2. usługi asysty technicznej związane z wprowadzaniem modyfikacji w zakresie nowych funkcjonalności, a także
3. aktualizację dokumentacji związanej z wprowadzonymi modyfikacjami w zakresie opisanych w niniejszej dokumentacji oraz nowych funkcjonalności.

Wykonawca ma obowiązek dokonywania poprawek dostarczonego systemu w oparciu o przedstawione przez Zamawiającego wyniki audytu pod kątem bezpieczeństwa teleinformatycznego lub na podstawie zgłoszeń Zamawiającego w ramach obowiązującej gwarancji w całym okresie trwania umowy.

Z tytułu wprowadzania poprawek Zamawiający nie będzie ponosił żadnych dodatkowych kosztów.

Wszystkie prace zlecone przez Zamawiającego w ramach obsługi technicznej związanej z usuwaniem wszystkich błędów, wprowadzaniem modyfikacji w zakresie funkcjonalności na etapie ich odbioru częściowego i końcowego, a także modyfikacje związanej z nimi dokumentacji zostaną wykonane w terminie od 1 do 5 dni roboczych(od poniedziałku do piątku) od dnia otrzymania zlecenia .

Asysta techniczna i konserwacja

Świadczenie usług asysty technicznej przez okres 12 miesięcy ma polegać między innymi na:

1. Zapewnieniu ciągłości działania strony www
2. Usuwaniu wad powstałych w wyniku prowadzonych prac oraz pozostałych wad ukrytych,
3. Zapewnieniu stałej opieki konsultantów i wsparciu użytkowników przy rozwiązywaniu bieżących problemów związanych z obsługą i funkcjonowaniem systemu,
4. Aktualizacji systemu CMS w oparciu o nowe dystrybucje (ze statusem: stabilna) wybranego systemu,
5. Wsparcie techniczne w używaniu Oprogramowania , do którego Zamawiający uzyskał licencję na podstawie niniejszego Zamówienia
6. Aktualizacji dokumentacji.
7. W zakresie usług polegających na wykonywaniu prac programistyczno-rozwojowych, które mogą obejmować między innymi:

• Modyfikacje funkcjonalności serwisów
• Dostosowanie serwisów do zmieniającej się organizacji Zamawiającego
• Integracje z systemami zewnętrznymi
• Dostosowania serwisów do zmian na rynku oprogramowania i urządzeń teleinformatycznych

Zamawiający będzie dokonywał zgłoszeń ze szczegółowym opisem wymagań dot. nowych funkcjonalności. Następnie Wykonawca w ciągu 72 h będzie przedstawiał Projekt Koncepcyjny wraz ze szczegółowym kosztorysem , w tym liczbą godzin pracy potrzebną na wykonanie zlecenia. Po zatwierdzeniu kosztorysu przez Zamawiającego, Wykonawca rozpocznie realizację zlecenia. W przypadku, kiedy Zamawiający stwierdzi, iż Wykonawca wyliczył zbyt dużą liczbę godzin na realizację zlecenia, Zamawiający ma prawo powołać zewnętrznego eksperta , który wyliczy czasochłonność. Opinia zewnętrznego eksperta dot. czasochłonności zlecenia będzie obligatoryjna dla Wykonawcy.

Wykonawca jak i Zamawiający mają prawo do zorganizowania spotkania roboczego w sprawie nowych zleceń w ramach asysty technicznej w siedzibie Zamawiającego, celem omówienia zasad sporządzania kosztorysu zleceń zgłaszanych i zatwierdzanych.

W ramach asysty technicznej Wykonawca jest zobowiązany do świadczenia dodatkowych prac zleconych przez Zamawiającego w wymiarze:

200 godzin przez 12 miesięcy od daty podpisania protokołu wdrożenia portalu pfron.org.pl i pfron.org.pl/bip

Asysta techniczna o której mowa w pkt. a-f będzie realizowana faksem oraz drogą elektroniczną (e-mail), telefoniczną a także za pośrednictwem technik pracy zdalnej, od poniedziałku do niedzieli przez 24 godziny na dobę.

Usługa będzie świadczona przez Wykonawcę przez cały okres trwania umowy.

Gwarancja

1. Wykonawca udzieli 12 miesięcznej gwarancji na prawidłowe funkcjonowanie posiadanego systemu i zakupywanych modułów wraz z prawem do bezpłatnej aktualizacji do nowych wersji produktu przez okres 12 miesięcy, przy czym okres gwarancyjny rozpocznie się od dnia podpisania protokołu odbioru dostawy/usługi.
2. Całość prac związanych z fizycznym dostępem do serwisowanego oprogramowania będzie przeprowadzana przez autoryzowany serwis Wykonawcy.
3. W okresie gwarancji Wykonawca zapewni stały kontakt w celu udzielania nieodpłatnych konsultacji i pomocy technicznej w dni robocze(od poniedziałku do piątku), w godz. 9:00-18:00 pod wskazanym numerem telefonu.
4. Zgłoszenia o awariach i nieprawidłowościach zaistniałych w działaniu systemu przyjmowane będą przez 24 godziny, 7 dni w tygodniu.
5. Reakcja serwisu rozumiana jako przystąpienie do usunięcia awarii lub zaistniałych nieprawidłowości nastąpi nie później niż 4 godziny od momentu zgłoszenia przez Zamawiającego drogą telefoniczną lub faksową do siedziby serwisu.
6. Czas od momentu zgłoszenia awarii do uruchomienia podstawowej funkcjonalności systemu, rozumianej jako przywrócenie dostępności formy i treści prezentowanych stron sprzed awarii, nie może przekraczać 6 godzin.
7. Wykonawca gwarantuje usunięcie awarii lub zaistniałych nieprawidłowości bez zbędnej zwłoki, w terminie nie dłuższym niż 48 godzin od momentu ich zgłoszenia do serwisu przez Zamawiającego (doprowadzenie systemu do pełnej funkcjonalności, wgranie łat i niezbędnych poprawek).
8. Wykonawca będzie niezwłocznie informował Zamawiającego o ukazaniu się nowych, stabilnych wersji produktu.
9. Wykonawca dokona aktualizacji oprogramowania, do nowych stabilnych wersji, na życzenie Zamawiającego. Termin aktualizacji oprogramowania do nowszych wersji nie będzie przekraczał 7 dni od momentu zgłoszenia takiej usługi przez Zamawiającego.
10. Wykonawca nie odpowiada za nieprawidłowe działanie serwera Zamawiającego nie wynikające z działania systemu i nienależytego jego administrowania.
11. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu pełną dokumentację w zakresie obsługi systemu. Dokumentacja ta dostarczona będzie w języku polskim.
12. Wykonawca zabezpieczy Zamawiającego przed ewentualnymi roszczeniami osób trzecich z tytułu naruszenia praw autorskich oraz innych praw pokrewnych, a w szczególności: patentów, licencji, zarejestrowanych znaków i wzorów w związku z użytkowaniem oprogramowania będącego przedmiotem umowy.
13. W okresie 1 roku od daty podpisania ostatecznego protokołu zdawczo-odbiorczego, Wykonawca będzie aktualizował dostarczone oprogramowanie, zgodnie z wytycznymi producenta systemu CMS.

Parametry techniczne

Obecnie serwis PFRON wykorzystuje autorskie rozwiązanie Systemu Zarządzania Treścią (CMS) WebAdministrator GOLD firmy JSK Internet.

System

SUSE Linux Enterprise Server 11 SP3 (x86_64)

Jądro

3.0.93-0.8-default

Baza danych

MySql Ver 14.14 Distrib 5.5.33

Objętość

<=20G

Serwer www

Server version: Apache/2.2.12 (Linux/SUSE)

Server built: Jul 30 2013 17:38:27

PHP 5.3.17 (cli)

Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.

Ponadto:

• posiadają udokumentowane doświadczenie w zakresie prowadzenia projektów internetowych ze szczególnym uwzględnieniem procesu opracowywania projektów graficznych oraz budowy i wdrażania serwisów internetowych,
• posiadają udokumentowane doświadczenie w zakresie User Experience oraz dostępności (opis doświadczenia i przykłady realizacji – w szczególności serwisy urzędowe i komercyjne).
• posiadają udokumentowane 5 projektów zrealizowanych pod kątem zgodności stron z rekomendacjami WCAG 2.0, potwierdzonych spełnieniem wymogów dostępności.

Opis sposobu przygotowania oferty

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz powinna zawierać pełną nazwę oraz dane adresowe Wykonawcy.

Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do podpisania oferty.

Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

Oferta powinna uwzględniać wszystkie elementy wymienione w punktach Opis przedmiotu zamówienia i Szczegółowy opis czynności w ramach zamówienia

Oferta powinna zawierać następujące niezbędne elementy:

1. ofertę cenową w układzie zgodnym z poniższą tabelą:

1. szczegółowy harmonogram obejmujący przewidywane terminy realizacji prac opisanych w pkt 1 – 5a z Opisu przedmiotu zamówienia w dniach kalendarzowych (maksimum 70 dni),
2. informacje na temat:

• wymaganego oprogramowania systemowego,
• wymaganych licencji na oprogramowanie koniecznych do celów korzystania z Oprogramowania,
• wymaganego oprogramowania bazodanowego,
• wymaganych serwerów aplikacyjnych i wykorzystanych technologii, programistycznych (np. JEE, Python, ASP.NET itd.),
• elementów bezpieczeństwa.
• np. język programowania, wykorzystanie FLASH itp.),minimalne wymagania techniczne związane z eksploatacją serwisu internetowego ( w tym: wymagania dotyczące serwera baz danych, oprogramowania zainstalowanego na serwerze, systemy operacyjne oraz przeglądarki dla jakich zoptymalizowany będzie serwis internetowy).

3. informacje o doświadczeniu i wiedzy, tj.:

DOŚWIADCZENIE – zestawienie zrealizowanych w ciągu ostatnich 5 lat:

• projektów zrealizowanych w ramach dostępności i UX – ukończonych z pozytywnym audytem dostępności,
• projektów graficznych zrealizowanych,
• realizacji dużych projektów – o liczbie podstron pow. 1 tyś. ze szczególnym uwzględnieniem projektów realizowanych na rzecz podmiotów realizujących zadania publiczne.

WIEDZA – zestawienie obejmujące ostatnie 5 lat:

• odbytych szkoleń w zakresie tworzenia, wdrażania stron www,
• odbytych szkoleń w zakresie nowoczesnych i przyjaznych rozwiązań – wzorców projektowych
• przeprowadzonych szkoleń dla redaktorów serwisów www,
• uzyskanych certyfikatów w opisanym zakresie.

Kryteria oceny ofert

Zamawiający dokona oceny ofert wg poniższych kryteriów:

1. cena – 50%; najwyższą liczbę punktów uzyska oferta o najniższej cenie brutto,
2. termin realizacji pkt 1 – 5a z Opisu przedmiotu zamówienia – 30%; najwyższą liczbę punktów uzyska oferta o najkrótszym terminie realizacji,
3. doświadczenie i wiedza – 20%; najwyższą liczbę punktów uzyska oferta z udokumentowanym największym doświadczeniem i wiedzą Wykonawcy.

Procedura składania ofert

Oferty muszą być złożone do dnia 14 listopad 2016 roku do godz. 12.00 .

Oferty należy złożyć wyłącznie w wersji elektronicznej na adres e-mail: Artur.Riabow@pfron.org.pl, zatytułowanej następująco: „Oferta wykonania projektu graficznego serwisu internetowego PFRON i PFRON BIP oraz jego wdrożenia wraz z systemem zarządzania treścią (CMS)”

Osoby do kontaktu

Szczegółowych informacji odnośnie przedmiotu zapytania udzielają:

Artur Riabow, tel: +48 225055483 e-mail: Artur.Riabow@pfron.org.pl

Dodatkowe informacje:

Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie zastrzega sobie prawo do wyjaśnień dotyczących zakresu oferty.

Wybrany oferent zostanie zaproszony do podpisania umowy. Oferent składając ofertę akceptuje warunki zapytania oraz warunki zapisów Umowy – zał 6 _Umowa wykonanie serwisu.docx wraz załącznikami.

Jeżeli oferent, którego oferta została wybrana, odstąpi od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert dla danego zapytania.

Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania.

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy. Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.