Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych - PFRON

Paragraf 1.

Postanowienie ogólne

1. Na podstawie art. 25 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów zwanej dalej: „ustawą o sygnalistach” wprowadza się w Państwowym Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
2. Procedura określa definicje, sposoby i zasady przyjmowania przez PFRON zgłoszeń wewnętrznych zawierających informacje o naruszeniu prawa, w szczególności dotyczące:
   1. Koordynatora ds. zgłoszeń wewnętrznych,
   2. Zespołu ds. zgłoszeń wewnętrznych PFRON upoważnionego do rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych, włączając w to weryfikację konkretnego zgłoszenia wewnętrznego i przygotowanie rekomendacji działań następczych oraz podejmowanie działań następczych,
   3. sposobów przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę,
   4. trybu postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,
   5. obowiązków PFRON wobec sygnalisty,
   6. obowiązku podjęcia przez PFRON działań następczych.
3. Ochronie przewidzianej w Procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
4. Ochronie przewidzianej w Procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
5. Zgodnie z art. 57 ustawy o sygnalistach, osoba dokonująca zgłoszenie wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (zgłoszenie w złej wierze) podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
6. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
7. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

Paragraf 2.

Definicje

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1. Administratorze – należy przez to rozumieć PFRON;
2. Anonimizacja dokumentów – to proces polegający na przekształceniu danych osobowych w sposób uniemożliwiający przyporządkowanie poszczególnych informacji osobistych lub rzeczowych do określonej czy możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej albo w taki sposób, że można tego dokonać jedynie niewspółmiernie dużym nakładem czasu, kosztów i sił;
3. Działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym postępowanie wyjaśniające;
4. Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
5. Elektroniczny system zgłoszeń – dedykowana aplikacja do przyjmowania, obsługi zgłoszeń sygnalistów i prowadzenia rejestru zgłoszeń;
6. Informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której zgłaszający pracuje lub pracował, lub w innej organizacji, z którą zgłaszający utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
7. Informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
8. Kanale zgłaszania – należy przez to rozumieć techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
9. Kierujących jednostkami organizacyjnymi (KJO) – należy przez to rozumieć Dyrektorów Departamentów i ich Zastępców, Dyrektorów Oddziałów PFRON i ich Zastępców, Dyrektorów Biur;
10. Kierujących komórkami organizacyjnymi (KKO) – należy przez to rozumieć Naczelników Wydziałów;
11. Kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach, których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
12. Koordynatorze ds. zgłoszeń wewnętrznych (zwanym dalej: Koordynatorem) – należy przez to rozumieć Pełnomocnika Prezesa Zarządu Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych ds. przeciwdziałania korupcji, który w szczególności odpowiada za koordynację działań w zakresie zgłoszeń wewnętrznych, w tym prac Zespołu ds. zgłoszeń wewnętrznych;
13. Naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa;
14. Organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych;
15. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
16. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
17. Osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 paragraf 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny;
18. PFRON, Funduszu, pracodawcy, podmiocie – należy przez to rozumieć Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
19. Pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz pracownika tymczasowego w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych;
20. Procedurze – należy przez to rozumieć Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Państwowym Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
21. RODO – należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.);
22. Sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażystę, wolontariusza, praktykanta;
23. Zespole ds. zgłoszeń wewnętrznych (zwanym dalej: Zespołem) – należy przez to rozumieć osoby odpowiedzialne w PFRON za przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych, w tym prowadzenie postępowania wyjaśniającego dotyczącego zgłoszenia;
24. Zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć zgłoszenie sygnalisty, dokonane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie o sygnalistach, będące informacją o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 2 pkt 5 ustawy o sygnalistach;
25. Zgłoszenie w złej wierze – odnosi się do sytuacji, gdy osoba dokonująca zgłoszenia celowo podaje fałszywe informacje lub działa w sposób świadomie nieuczciwy, z zamiarem wprowadzenia w błąd, zaszkodzenia komuś lub uzyskania własnych korzyści.

Paragraf 3.

Naruszenia prawa, które podlegają zgłoszeniu

1. Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie u pracodawcy.
2. Informacje zgłaszane przez sygnalistę mogą dotyczyć:
   1. korupcji,
   2. zamówień publicznych,
   3. usług, produktów i rynków finansowych,
   4. zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
   5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
   6. bezpieczeństwa transportu,
   7. ochrony środowiska,
   8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
   9. bezpieczeństwa żywności i pasz,
   10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
   11. zdrowia publicznego,
   12. ochrony konsumentów,
   13. ochrony prywatności i danych osobowych,
   14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
   15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
   16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
   17. konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.
3. Sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia Regulaminu Organizacyjnego PFRON, Regulaminu pracy PFRON, Regulaminu wynagradzania pracowników PFRON, Kodeksu Etyki pracowników PFRON, Regulaminu udzielania zamówień publicznych w PFRON.

Paragraf 4.

Tryb przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę

1. Zgłoszenia można dokonywać:
   1. za pośrednictwem elektronicznego systemu zgłoszeń;
   2. listownie na formularzu stanowiącym załącznik do niniejszej procedury. Wypełniony formularz należy przekazać listownie na adres Biura Funduszu: al. Jana Pawła II 13, 00-828 Warszawa. Na kopercie należy umieścić oznaczenie: Nie otwierać – do rąk własnych Koordynatora ds. zgłoszeń wewnętrznych.
2. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1, powinno zawierać przejrzyste i wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:
   1. imię i nazwisko sygnalisty, chyba że zgłoszenie jest anonimowe;
   2. adres do kontaktu sygnalisty, tj. adres poczty elektronicznej;
   3. możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia prawa, w tym:
   4. opis zgłoszenia z uzasadnieniem podejrzenia zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa,
   5. opis kontekstu związanego z pracą, o którym mowa w art. 2 pkt 5 ustawy o sygnalistach, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia,
   6. wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa,
   7. dane osoby, której dotyczy zgłoszenie (osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym, o którym mowa w art. 2 pkt 14 ustawy o sygnalistach, jako osoby, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoby z nią powiązanej).
3. Ponadto, w zgłoszeniu wewnętrznym osoba zgłaszająca zobowiązana jest wskazać swój status wobec Funduszu, uzasadniający nadanie mu statusu sygnalisty.
4. Zgłoszenie można przekazać anonimowo. Zgłoszenie to powinno zawierać elementy wskazane w tym paragrafie ust. 2 pkt 2, 3 a)-d) oraz ust. 3. Przy czym, zgłoszenia wewnętrzne dokonane anonimowo, zawierające informacje w sposób oczywisty niewiarygodne, nie będą rozpatrywane.

Paragraf 5.

Tryb powołania Zespołu ds. zgłoszeń wewnętrznych oraz przyjmowania i weryfikowania zgłoszeń wewnętrznych

1. Członków Zespołu ds. zgłoszeń wewnętrznych (w tym osobę zastępującą Koordynatora) wyznacza Prezes Zarządu PFRON i upoważnia członków do realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych.
2. Osoba zastępująca Koordynatora podejmuje czynności w razie jego nieobecności, albo w sytuacji, w której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy Koordynatora.
3. Zgłoszenie wewnętrzne jest przyjmowane przez Koordynatora, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia, polegającej na ustaleniu czy zgłoszenie spełnia warunki określone w Procedurze w paragrafie 3 ust. 2 i 3.
4. Jeśli zgłoszenie spełnia warunki określone w Procedurze, Koordynator wyznacza spośród upoważnionych pracowników, osoby do zrealizowania zadań związanych z konkretnym zgłoszeniem informacji o naruszeniu prawa.
5. Zgłoszenie o naruszeniu prawa powinno być rozpatrywane przez co najmniej trzy upoważnione osoby.
6. Do składu Zespołu nie może być wyznaczony:
   1. pracownik Funduszu wskazany w zgłoszeniu wewnętrznym jako sprawca naruszenia prawa;
   2. pracownik jednostki organizacyjnej Funduszu, w której zatrudniony jest pracownik wskazany jako sprawca naruszenia prawa;
   3. pracownik jednostki organizacyjnej Funduszu, w której zatrudniony jest sygnalista;
   4. pracownik Funduszu, wobec którego występują uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.
7. Jeśli zgłoszenie spełnia warunki określone w Procedurze, Zespół podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, w szczególności polegające na prowadzeniu postępowania wyjaśniającego.
8. Jeśli zgłoszenie dotyczy Prezesa Zarządu PFRON, wówczas sprawa kierowana jest do jednostki nadzorującej.
9. Zespół prowadzi postępowanie w oparciu o zasady:
   1. bezstronności i niezależności – polegającej na równym traktowaniu każdej osoby oraz podejmowaniu decyzji w sposób wolny od oddziaływania mogącego wpływać na jej obiektywność;
   2. poufności i ochrony danych – polegającej na odpowiednim przetwarzaniu informacji zgromadzonych w związku z przyjmowaniem zgłoszeń i podejmowaniem działań następczych, w szczególności danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, w sposób uniemożliwiający nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do tych informacji oraz zapewniający ochronę ich poufności.
10. Osoby upoważnione wchodzące w skład Zespołu zobowiązane są do podpisania oświadczenia o zachowaniu tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskała w ramach przyjmowania i weryfikowania zgłoszeń oraz podejmowanych działaniach następczych, także po ustaniu stosunku pracy.
11. Osoba upoważniona, która ma uzasadnione wątpliwości lub zastrzeżenia co do swojej bezstronności lub uczciwości w zakresie dokonanego zgłoszenia (np. gdy sygnalistą bądź osobą, której dotyczy zgłoszenie jest członek jej rodziny, znajomy czy przeciwnik w sporze sądowym), przekazuje je Koordynatorowi. W przypadku konieczności wyłączenia się
    z postępowania, zobowiązana jest do złożenia stosowanego oświadczenia.
12. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, jeśli w toku postępowania zaistnieje konieczność skorzystania z wiedzy specjalistycznej (eksperta) Koordynator może także wnioskować do Prezesa Zarządu PFRON o rozszerzenie składu Zespołu o dodatkowych członków, których udział może mieć istotny wpływ na prowadzenie postępowania wyjaśniającego i przygotowanie rekomendacji działań naprawczych.
13. W przypadku konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym, Koordynator kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe.
14. Korespondencja z sygnalistą prowadzona jest wyłącznie na adres do kontaktu, o którym mowa w paragrafie 4 ust. 2 pkt 2 Procedury.
15. Jeżeli zgłoszenie wewnętrzne nie spełnia wymogów, o których mowa w paragrafie 3 ust. 2 i 3, Koordynator:
    1. sporządza notatkę, w której określa przyczyny pozostawienia zgłoszenia bez rozpatrzenia albo odstąpienia od rozpatrzenia zgłoszenia (w przypadku zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego sygnalistę, jeśli nie zawarł istotnych nowych informacji w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem);
    2. informuje sygnalistę o przyczynach pozostawienia sprawy bez rozpatrzenia albo odstąpienia od rozpatrzenia zgłoszenia, w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego.
16. Jeżeli zgłoszenie spełnia przesłanki wynikające z innych regulacji wewnętrznych np. w zakresie dyskryminacji, molestowania, wskazuje sygnaliście ścieżki dokonania takiego zgłoszenia lub po otrzymaniu zgody sygnalisty przekazuje takie zgłoszenie do właściwej osoby lub jednostki organizacyjnej, posiadającej uprawnienia do rozpatrzenia sprawy.
17. W przypadku, gdy zgłoszenie spełnia wymogi, o których mowa w paragrafie 3 ust. 2 i 3:
    1. Koordynator potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia, w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia, na adres do kontaktu sygnalisty, chyba, że sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie;
    2. Zespół podejmuje niezwłocznie i z należytą starannością czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu w szczególności ustalenie, czy podejrzenia sygnalisty co do zaistniałego lub przyszłego naruszenia prawa albo co do próby ukrycia naruszenia są uzasadnione (weryfikacja prawdziwości informacji podanych w zgłoszeniu).
18. Postępowanie wyjaśniające przeprowadzane jest bez zbędnej zwłoki, maksymalnie do 3 miesięcy od dnia poinformowania sygnalisty o przyjęciu zgłoszenia, o którym mowa
    w ust. 17.
19. W związku z prowadzonym postępowaniem wyjaśniającym, Zespół na wyłączne potrzeby tych postępowań, ma prawo do:
    1. swobodnego poruszania się na terenie Funduszu;
    2. przeprowadzania oględzin;
    3. występowania do pracowników Funduszu o:
       1. udzielenie w wyznaczonym terminie informacji lub wyjaśnień (w formie wskazanej przez osobę upoważnioną),
       2. wgląd do dokumentów oraz pobieranie i zabezpieczenie oryginałów dokumentów, a także innych materiałów dowodowych,
       3. wypożyczenie dokumentacji niezbędnej do prowadzenia postępowania wyjaśniającego,
       4. sporządzenie niezbędnych odpisów, kopii lub wyciągów z dokumentów (poświadczonych za zgodność z oryginałem),
       5. sporządzenie wydruków danych z użytkowanych systemów informatycznych (opatrzonych datą sporządzenia i podpisem osoby dokonującej wydruku), jak również zestawień i obliczeń.
    4. występowania o wyjaśnienia do osoby, której dotyczy zgłoszenie (domniemanie niewinności).
20. Po ustaleniu stanu faktycznego dotyczącego zgłoszenia wewnętrznego, w wyniku postępowania wyjaśniającego, Zespół sporządza raport z przeprowadzonych działań.
21. Raport, o którym mowa w ust. 20, powinien zawierać opis przeprowadzonych działań w ramach postępowania wyjaśniającego, stwierdzone nieprawidłowości, jeśli wystąpią oraz ewentualne rekomendacje dla Prezesa Zarządu Funduszu dotyczące podjęcia działań następczych, ze wskazaniem rekomendowanego terminu ich realizacji.
22. Rekomendacje działań następczych mogą w szczególności obejmować postulaty:
    1. podjęcia działań (określonych przez osobę upoważnioną);
    2. skierowania zawiadomienia do organów ścigania lub wszczęcia postępowania określonego przepisami prawa, w tym wszczęcia postępowania dyscyplinarnego wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne.
23. Raport, o którym mowa w ust. 21, przekazywany jest Prezesowi Zarządu Funduszu, o ile zgłoszenie nie dotyczy Prezesa Zarządu.
24. Prezes Zarządu Funduszu podejmuje działania następcze w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia lub odzyskania środków finansowych, składa zawiadomienie do organów ścigania lub podejmuje działania dyscyplinarne.
25. Po przeprowadzeniu działań następczych, najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego - Koordynator przekazuje sygnaliście informację zwrotną, o której mowa w art. 2 pkt 4 ustawy o sygnalistach, tj.:
    1. informację o planowanych lub podjętych działaniach następczych przez osobę upoważnioną;
    2. powody podjęcia takich działań, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Paragraf 6.

Zadania Koordynatora

1. Dostęp do kanałów, o których mowa w paragrafie 4 ust. 1 Procedury, posiada Koordynator lub jego Zastępca.
2. Koordynator dokonuje anonimizacji danych osobowych sygnalisty, osób pomagających sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą, na wszelkich dokumentach sprawy, w kolejnym etapie obsługi zgłoszenia (po zarejestrowaniu). Po zarejestrowaniu oryginalne zgłoszenie jest wyłączane z dalszej dokumentacji sprawy i o ile konieczne jest dalsze przekazywanie informacji w nim zawartych, odbywa się to tylko w wersji zanonimizowanej. Członkom Zespołu mogą zostać ujawnione dane osobowe sygnalisty, osób pomagających sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą, jeśli przyczynić to się może do pełniejszego zbadania sprawy.
3. Koordynator dokonuje wpisu w Rejestrze zgłoszeń, o którym mowa w art. 29 ustawy o sygnalistach, na podstawie otrzymanych zgłoszeń wewnętrznych.
4. Koordynator prowadzi z sygnalistą dalszą komunikację, w tym:
   1. potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
   2. spełnia obowiązki informacyjne wobec sygnalisty;
   3. w razie potrzeby występuje do sygnalisty o dodatkowe informacje;
   4. przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania takiego potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
5. Dokumentacja papierowa spraw przechowywana jest pod nadzorem Koordynatora, zgodnie z przyjętymi w Funduszu standardami bezpieczeństwa.
6. Koordynator sporządza roczne sprawozdanie zawierające wyniki analizy zgłoszeń wewnętrznych i rezultaty podjętych w związku z nimi czynności wyjaśniających (dla Zarządu).

Paragraf 7.

Zakaz działań odwetowych

1. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych, próby ich stosowania lub groźby zastosowania takich działań wobec sygnalisty, który dokonał zgłoszenia – zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów.
2. Zakazane jest podejmowanie działań odwetowych w stosunku do osoby, która pomogła sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz w stosunku do osoby, która jest z sygnalistą powiązana.
3. Podejmowanie jakichkolwiek działań o charakterze represyjnym, dyskryminacyjnym lub innego rodzaju niesprawiedliwe traktowanie wobec sygnalisty, będą traktowane jako naruszenie Procedury i mogą skutkować odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy, która łączy osobę podejmującą działania odwetowe z pracodawcą.
4. Niedopuszczalnym w stosunku do sygnalisty jest w szczególności:
   1. odmowa nawiązania stosunku pracy,
   2. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
   3. niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny,
   4. niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji, gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
   5. obniżenie wynagrodzenia za pracę,
   6. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
   7. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wartości tych świadczeń,
   8. przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
   9. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
   10. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych,
   11. niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
   12. negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy,
   13. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
   14. przymus, zastraszanie lub wykluczenie,
   15. mobbing,
   16. dyskryminacja,
   17. niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie,
   18. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
   19. nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania,
   20. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
   21. spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu,
   22. wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.
5. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także groźbę lub próbę zastosowania środka określonego w ust. 3 powyżej. Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.

Paragraf 8.

Dane osobowe

1. Dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że sygnalista wyrazi wyraźną zgodę na ich ujawnienie.
2. Zachowanie poufności ma na celu zagwarantowanie poczucia bezpieczeństwa sygnaliście oraz minimalizację ryzyka wystąpienia działań odwetowych lub represyjnych.
3. Tożsamość sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie jest ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu. Tożsamość sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub postępowań sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
4. W przypadku dokonania ujawnienia, o którym mowa w ust. 3, Koordynator informuje o tym sygnalistę, wyjaśniając mu powody ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu, przygotowawczemu lub sądowemu.
5. Sygnalista, którego dane osobowe zostały w sposób nieuprawniony ujawnione, a także każda inna osoba, która poweźmie o tym informację, powinni niezwłocznie o zaistniałej sytuacji powiadomić Koordynatora. Koordynator ustala czy okoliczności ujawnienia danych osobowych sygnalisty nastąpiło na etapie prac Zespołu i przekazuje ustalenia do pracodawcy celem podjęcia działań wynikających z regulacji wewnętrznych lub przepisów prawa.
6. Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko członkowie Zespołu.
7. PFRON przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpoznania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego ich zebrania są w terminie 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy, usuwane. Zespół sporządza protokół usunięcia danych osobowych z podaniem przyczyny uznania, że są one nadmiarowe.
8. Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o sygnalistach albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
9. Niezależnie od postanowień ust. 1 – 8 każdy, kto uzyskuje dostęp do danych osobowych innych uczestników postępowania wyjaśniającego, np. świadków, ekspertów, osób udostępniających dokumentację lub inne dowody dotyczące okoliczności istotnych dla działań następczych, jest zobowiązany do zachowania ich w tajemnicy. Ust. 8 stosuje się odpowiednio.

Paragraf 9.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, niezależnie od przebiegu działań następczych.
2. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
3. Za prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych odpowiada Koordynator.
4. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
   1. numer zgłoszenia wewnętrznego,
   2. przedmiot naruszenia prawa,
   3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
   4. adres do kontaktu sygnalisty,
   5. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego,
   6. informację o podjętych działaniach następczych,
   7. datę zakończenia sprawy.
5. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Za ich usunięcie odpowiedzialny jest Koordynator. Do tych czynności nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Paragraf 10.

Postanowienia końcowe

1. Sprawy w przedmiotowym zakresie prowadzone są przez Zespół poza systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją stosowanego w PFRON.
2. W aplikacji dedykowanej do dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa umieszczane są w postaci elektronicznej wszystkie dokumenty związane ze zgłoszeniem wewnętrznym.
3. Do czasu wdrożenia w Funduszu elektronicznego systemu zgłoszeń, zgłoszenia przyjmuje się wyłącznie listownie. Informacja o uruchomieniu elektronicznego systemu zgłoszeń zostanie przekazana w formie komunikatu, w tym na stronie internetowej Funduszu. Od następnego dnia po opublikowaniu komunikatu, zgłoszenia można dokonywać przy wykorzystaniu dwóch kanałów przewidzianych w paragrafie  4 ust. 1.
4. Do zgłoszeń dokonanych przed dniem wejścia w życie niniejszej Procedury stosuje się przepisy dotychczasowe.